4 Taakverdeling

4.1 Taak Douane

4.1.1 Algemeen

De Douane heeft de taak in het kader van bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering:

• uitvoering te geven aan de verordening door:
  • altijd een aanvaardingscontrole te doen
  • in bepaalde gevallen een onderzoek LM uit te voeren
• te voldoen aan de wettelijke verplichting om de identiteit van de aangever te controleren
• een juiste en volledige verzameling van informatie aan de FIU te verstrekken
• een kennisgevingsverplichting LM / MR op te leggen wanneer voorgeschreven of noodzakelijk

Taak bij Nederlands heffingsbelang

In het onderzoek LM kan in bepaalde gevallen ook gecontroleerd worden of op basis van de Nederlandse belastingwetten een belastingschuld bestaat of kan bestaan.

Geen taak opsporing witwassen

De Douane heeft geen zelfstandige taak in het opsporen en het afhandelen van witwassen. Als de Douane bij een controle een redelijk vermoeden van het strafbare feit witwassen heeft, wordt dit aan de BFC-er gemeld. De zaak wordt volgens een vaste procedure afgedaan en overgedragen.

4.1.2 Informatiedeling

Nationaal

De Douane stelt de gegevens (nadat deze volledig zijn aangevuld in de applicatie LM) ter beschikking aan de FIU. De vastgelegde informatie wordt ook gedeeld met de Belastingdienst en het iCOV.

Internationaal

De vastgelegde informatie wordt met relevante buitenlandse handhavingspartners gedeeld wanneer daartoe een wettelijke mogelijkheid bestaat.

Meer informatie hierover vindt u in het onderdeel "informatiedeling".

4.1.3 Vastlegging in applicatie LM

Op de aangiftelocaties wordt voor zowel de verordening als het MR gebruikgemaakt van de applicatie LM (verder applicatie LM). Uitgangspunt voor deze applicatie is dat het registratienummer van de aangifte pas wordt uitgegeven nadat de basisgegevens zijn ingevoerd. Hierdoor kunnen achterliggende risicoprofielen en controleopdrachten worden geraakt voor het uitvoeren van een onderzoek LM. Ook kan op deze wijze snel beoordeeld worden of het een bekende aangever of recidivist betreft.

 Het proces bestaat uit de volgende stappen:

1. Registeren aangifte (registratiefase): onderdeel van het aanvaardingsproces is het registreren van de aangifte LM of kennisgevingsaangifte MR in de applicatie LM. Pas na deze registratie wordt een uniek aangiftenummer aangemaakt voor de aangifte. Tijdens de aanvaardingscontrole worden de basisgegevens ingevoerd waardoor achterhaald kan worden of al eerdere aangiften zijn gedaan en wordt de aangifte tegen risicoprofielen aangelegd. Het gevolg kan zijn dat vanuit de applicatie LM een controle-opdracht wordt gegeven voor een onderzoek LM.
2. Aanvullen aangiftegegevens (binnen 4 werkdagen na registratie): Na afronding van de werkzaamheden (aanvaardingscontrole en/of onderzoek LM) worden de overige gegevens binnen 4 werkdagen in de applicatie LM aangevuld. Pas na deze aanvulling kan de informatie geautomatiseerd aan de FIU en de EU database CIS worden verstrekt.

Digitalisering aangiften in applicatie

Alle aangiften LM en MR worden gedigitaliseerd en in de applicatie LM opgeslagen. De aangifte en de bij de aangifte beschikbare andere documenten –(bijvoorbeeld -indien uitgevoerd- het vragenformulier onderzoek LM en het registratieformulier) worden ook ingescand en geüpload in de applicatie LM.

Het is van belang dat deze bijlagen apart gescand worden en apart in de applicatie LM  worden geüpload volgens deze instructie voor de controle op de vereiste bijlagen in de applicatie. Voorbeeld: Een registratie van een schending van de aangifteplicht LM heeft altijd 3 bijlagen in de applicatie LM.

Gebruik onbekend / unknown etc

Om foutmeldingen te voorkomen in het doorzetten van de aangifte-informatie, zijn de volgende aanwijzing zeer belangrijk. Alleen de onderstaande 4 mogelijkheden mogen gebruikt worden in de applicatie LM en worden door de applicatie herkend als 'onbekende waardes'.  Vul één van deze opties in als een gegeven onbekend, niet van toepassing of niet ingevuld is:

1. nvt
2. n/a
3. onbekend
4. unknown

Gebruik geen spaties, streepjes, vraagtekens en laat het dataveld niet leeg in de applicate LM.

Ook geen tekst kopiëren uit een PDF bestand (er komen dan niet zichtbare tekens mee). Is bijvoorbeeld de postcode, eori-nummer of vat-nummer niet bekend, vul dan één van de vier waarden in.

Nummers / letters

In velden als EORI of BTW-nummer mogen GEEN spaties of punten vermeld worden tussen de tekens. Alleen de letters en cijfers worden vermeld. Dit geldt ook voor de postcodevelden waarin soms een - of , of een . (punt) wordt ingevuld. Dit geeft een foutmelding. Alleen nummers en letters invullen.

Maritieme aangifte- adressen ontvanger

Onjuiste adressen geven ook een foutmelding. Bij maritieme aangiften wordt bij het adres van de ontvanger vaak de naam van een schip ingevuld met allerlei variaties als adres. Om een foutmedling te voorkomen moet - als geen adres bekend is - als land 'Onbekend' worden geselecteerd. Hierdoor worden de overige velden in de applicate LM vrijgegeven waarin dan een van de vier waardes voor “onbekend” ingevuld wordt.

4.1.4 Witwaszaken en risico's vastleggen in RIF

In de EU bestaat voor de douanediensten een systeem voor de snelle uitwisseling van risicosignalen. Dit systeem heet RIF (Risk Information Forms). Hiermee wordt snel en doeltreffend informatie over douanecontroles en risico’s uitgewisseld onder douanediensten in de lidstaten. Binnen Intelligence wordt het RIF-systeem gebruikt. In het RIF-systeem is het niet toegestaan persoonsgegevens op te slaan. Wanneer persoonsgegevens uitgewisseld moeten worden, wordt gebruikt gemaakt van andere systemen zoals CIS en de wederzijdse en spontane bijstand. De Douane vult RIF altijd en alleen met onregelmatigheden die zien op witwassen en leiden tot een overdracht aan de FIOD/KMar. Dit zijn zaken die de moeite waard zijn om gedeeld te worden (inclusief eventuele foto’s van smokkelmethoden).

DSP legt vast in RIF

Douanekantoor Schiphol Passagiers (DSP) draagt zorg voor het vullen van het RIF systeem met de juiste en volledige registratie van alle door de Douane aan de opsporing overgedragen witwaszaken. Periodiek controleren zij daarvoor de registraties in de applicatie LM.

4.1.5 Taak vraagbaken LM

De rol van een vraagbaak LM is niet vrijblijvend. In dit voorschrift is die rol beleidsmatig vastgelegd om maximaal rendement te halen uit zijn specialisme en eenheid van beleid en uitvoering te bewerkstelligen. De vraagbaak LM:

• wordt altijd ingeschakeld voor het vaststellen van het toepasselijk wettelijke regime.
• wordt altijd ingeschakeld bij de overweging een kennisgevingsverplichting LM of MR op te leggen.
• wordt altijd ingeschakeld voor een onderzoek LM.
• ondersteunt bij opmaken van een proces-verbaal van bevindingen en overdracht waarmee een zaak wordt overgedragen aan de opsporingsdiensten.
• stelt vast wanneer een inbewaringnemingsprocedure van toepassing is.
• ondersteunt bij de administratieve afhandeling van de inbewaringnemingprocedure.
• ondersteunt bij het opleggen van de FSB en motivatie voor een FSB voorstel richting de BFC-er.
• is aanspreekpunt voor het verlenen van ondersteuning aan collega’s en KIS.
• informeert in lokale KIS over geconstateerde tekortkomingen in de uitvoering voor snellere sluiting leercirkel.
• draagt kennis over aan collega’s (EP’s) met gebruik van de KIS of als docent.
• ondersteunt de risicobeheerorganisatie/Intelligence/DLTC door deze te voorzien van informatie voor de totstandkoming van selectieprofielen en controleplannen. Dit kan onder meer door het gebruiken van de DOU-IT.
• legt beleidsmatige, rechts- en helpdeskvragen voor aan dossierhouder LM/Directie SB&I door tussenkomst van de Revaco en de coördinatiegroep VGEM (KIS).

Rol vraagbaak bij financiële sanctiemaatregelen 

De Douane heeft een beperkte taak bij het toezicht op financiële sanctiemaatregelen. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van:

• verdachte situaties of transacties met geld en waardevolle goederen in het reizigersverkeer door personen die op basis van een sanctieverordening “gelist” zijn.
• verdachte situaties of transacties die zien op een mogelijke overtreding van het verbod op financiering, financiële bijstand of het verstrekken van tegoeden.

Constateert u verdachte situaties of transacties? Meld deze aan de vraagbaak LM van uw kantoor. De vraagbaak neemt contact op met de CDIU. Bij een mogelijke onregelmatigheid overlegt de CDIU met team POSS. Team POSS beoordeelt of zij de melding zelf behandelt of dat deze wordt doorgegeven aan de FIOD.

Zie voor meer informatie:

• VGEM voorschrift Sanctiemaatregelen.
• onderdeel "Risicobeheersing" over de sanctielijsten in de applicatie LM.

Binnen het douanekantoor kunnen aan de vraagbaak LM daarnaast nog andere taken worden toebedeeld. Lokaal kan bijvoorbeeld bepaald zijn dat de vraagbaak LM:

• bepaalde controleopdrachten voortkomend uit bijvoorbeeld een profile (meteen) uitvoert.
• de briefing binnen de teams verzorgt voor bepaalde controleopdrachten vanuit DLTC voor een beter begrip van de aard van de opdracht en de wijze van uitvoering.

De vraagbaak LM kan een autorisatie aanvragen (via zijn teamleider) om informatie op te vragen bij het iCOV in het kader van het onderzoek LM.

4.1.6 Taak BFC-er

 In bepaalde gevallen neemt u contact op met boete-fraudecoördinator (BFC-er):

• Witwassen: Bij het vermoeden van witwassen wordt (door de vraagbaak LM) volgens de instructies contact opgenomen met de BFC-er. Na toestemming van de BFC-er wordt contact gezocht met de FIOD of met de KMar (conform lokale instructies). Als de FIOD of KMar de zaak niet overneemt, wordt weer contact opgenomen met de BFC-er en deze geeft instructies voor de verdere afhandeling.
• Bijzondere personen: De BFC-er geeft nadere instructies bij twijfel of een natuurlijk persoon terecht een beroep doet op zijn diplomatieke status of verschoningsrecht.
• Uitreiken FSB: Geen aangifte doen, een onvolledige of een onjuiste (kennisgevings)aangifte doen, is een strafbaar feit. Er wordt overeenkomstig het boetebeleid een FSB opgelegd na consultatie van BFC-er.
• Aantreffen vals geld: Bij een vermoeden van vals geld wordt contact opgenomen met de BFC-er. De BFC-er besluit of de zaak kan worden overgedragen aan de opsporingsinstantie (KMar of politie).
• Natuurlijk persoon weigert gegevens te verschaffen: Als de betrokkene het verstrekte aangifteformulier LM niet wil invullen, vordert u dat het formulier wordt ingevuld. Dit geldt ook in het geval toepassing wordt gegeven van de bevoegdheid om gegevens te registreren als sprake is van LM of waardevolle goederen onder het drempelbedrag. Als niet voldaan wordt aan de vordering handelt u overeenkomstig het Handboek Douane. Vervolgens voert u een onderzoek LM uit. Dit kan ook zonder dat u beschikt over een (juist en/of volledig) ingevuld (kennisgevings)aangifteformulier. Als tijdens het onderzoek LM de gegevens ook niet worden verstrekt, wordt contact opgenomen met de BFC-er. Deze geeft verdere instructies.

4.1.7 Taak DIC

Voor een effectieve controle en opsporing van de smokkel van LM is een goede analyse en uitwisseling van informatie essentieel. Het Douane Informatie Centrum (DIC) speelt daarin als nationaal en internationaal aanspreekpunt een centrale rol. Het DIC draagt onder meer zorg voor het verzamelen, het verwerken en het distribueren van informatie ter ondersteuning van de controle en/of opsporing door de Douane en opsporingsdiensten.

Controle via DIC voor aangifte buiten haven van Rotterdam

Als de scheepsagent de aangifte verzorgt voor de kapitein of de bemanningsleden, controleert de Douane door vergelijking met de gegevens in de systemen van de grensbewakingsdiensten (Zeehavenpolitie of KMar). Voor schepen buiten het havengebied van Rotterdam wordt daarvoor contact opgenomen met de helpdesk van het DIC.

4.2 Taak KMar

De KMar heeft geen controletaak voor de verordening. De KMar controleert de identiteit van de reiziger bij haar grensbewakingstaak. De KMar is wel bevoegd zelfstandig een proces-verbaal op te maken bij constatering van een strafbaar feit. Als dit strafbare feit betrekking heeft op de schending van de aangifteplicht LM, dan wordt dit proces-verbaal ingezonden naar de BFC-er. Op de internationale luchthavens zijn lokale afspraken gemaakt over de samenwerking van de Douane met de KMar bij het aantreffen van LM en eventuele overdracht op grond van het vermoeden van witwassen. Deze afspraken zijn verwerkt in lokale instructies.

4.3 Taak politie

De politie heeft geen (controle)taak in het kader van de verordening of het MR. De politie is wel bevoegd zelfstandig een proces-verbaal op te maken bij constatering van een strafbaar feit. Als dit strafbare feit betrekking heeft op de aangifteplicht voor LM, dan wordt dit proces-verbaal ingezonden naar de BFC-er.

4.4 Taak FIOD

Vermoeden van witwassen

Als u tijdens het onderzoek LM door feiten of omstandigheden een redelijk vermoeden van witwassen hebt, wordt volgens de procedure uit dit voorschrift de FIOD ingeschakeld. De FIOD neemt de zaak over en houdt de verdachte zo nodig aan voor het vermoeden van witwassen (WvSr, artikel 420bis) en neemt de LM in beslag. Als de FIOD niet optreedt, wordt contact opgenomen met de BFC-er voor verdere instructies.

Overname verdachte van witwassen

Bij overname van een door de Douane aangetroffen verdachte inzake witwassen, hoort de FIOD de verdachte - naast het witwasonderzoek - voor het niet nakomen van de aangifteverplichting van de verordening of het verstrekken van gegevens voor het MR. Als de FIOD de zaak niet verder onderzoekt voor witwassen (of als gevolg van een seponering), zendt zij het dossier naar de BFC-er voor verdere afdoening (en aanbieden FSB).

FIDE

FIDE (Fichier européen d`Identification des Dossiers d´Enquête) is bedoeld ter ondersteuning van strafrechtelijke onderzoeken die zijn geïnitieerd door de douaneautoriteiten van de lidstaten. Informatie over onderzoeken moet door de lidstaten worden ingevoerd in het systeem. Dit systeem kan worden gebruikt om te verifiëren of een persoon (of bedrijf) het onderwerp is geweest van een strafrechtelijk onderzoek in een van de lidstaten. Het gaat in dit geval om zaken waarbij een vermoeden van witwassen is ontstaan en welke overgedragen zijn aan de FIOD. Uitgangspunt is dat elke witwaszaak die de Douane overdraagt aan de FIOD, door de FIOD in FIDE wordt verwerkt.

4.5 Taak veiligheidsmedewerker (security)

De veiligheidsmedewerker kan bij de veiligheidscontrole van de reiziger LM of waardevolle goederen aantreffen in de handbagage, op het lichaam of in zijn kleding. Ook kunnen LM en waardevolle goederen door de security worden aangetroffen in de ingecheckte ruimbagage van reizigers. Op de internationale luchthavens heeft de Douane voor deze situaties afspraken gemaakt om van dergelijke bevindingen op de hoogte te worden gesteld en vastgelegd in lokale werkinstructies.

4.6 Taak FIU-NL

De Financial Intelligence Unit Nederland(FIU) treedt op als nationaal centrum voor het ontvangen, opvragen, analyseren en verspreiden onder de bevoegde autoriteiten van meldingen (van transacties) en andere informatie over het mogelijk witwassen of terrorismefinanciering. De FIU geeft de informatie door en werkt nationaal en internationaal samen met andere financiële inlichtingeneenheden.

De Douane verstrekt (verplicht) periodiek en geautomatiseerd de verkregen en vastgelegde gegevens vanuit de toepassing van de verordening en het MR aan de FIU. De FIU onderzoekt de gegevens en beoordeelt of mogelijk sprake is van criminele activiteiten (zoals witwassen) en geeft verdachte transacties door aan de regionale politiediensten of - als sprake is van een fiscaal of financieel-economisch karakter - aan de FIOD.

De FIU-NL voorziet de Douane periodiek, binnen de wettelijke kaders, van informatie over trends, patronen, modus operandi, verdachte transacties en andere signalen, waarmee gerichter douanecontroles kunnen worden ondersteund en uitgevoerd.

Terugkoppeling door FIU van verdachte transactie  

Wanneer een transactie verdacht wordt verklaard, krijgt de Douane daarvan een terugkoppeling. Deze terugkoppeling wordt verwerkt in de applicatie LM. De terugkoppeling wordt gedaan aan de postbus van het Loket Kennisgevingen.