11 Procedure kennisgevingsverplichting

11.1 Algemeen

Er zijn 2 soorten kennisgevingsverplichtingen:

• Kennisgevingsverplichting MR voor begeleide en onbegeleide LM, waardevolle goederen en documenten.
• Kennisgevingsverplichting LM van onbegeleide LM

Voor beide kennisgevingsverplichtingen geldt dat:

• een termijn van 30 dagen- een kennisgeving wordt gedaan met gebruik van een kennisgevingsaangifteformulier.
• het opleggen van de kennisgevingsverplichting een discretionaire bevoegdheid is, de Douane beslist zelf in welke situaties dit plaatsvindt.
• de toepasselijke wetgeving geen kaders geeft voor het opleggen en aanvaarden van de kennisgevingsverplichtingprocedure.
• gedurende die termijn de LM, etc. inbewaringneming genomen kunnen worden.
• sprake is van een schending wanneer de kennisgevingaangifte niet binnen de 30 dagen termijn is gedaan of de verstrekte informatie onjuist of onvolledig is.

De volgende kennisgevingsverplichtingen zijn er:

1. Kennisgevingsaangifte MR - natuurlijke persoon
2. Kennisgevingsaangifte MR - post,- pakket en koerierszendingen, vrachtzendingen en overig
3. Kennisgevingsaangifte LM - onbegeleid vervoer LM

De eerste kennisgevingsverplichting wordt lokaal afgehandeld. De overige 2 kennisgevingsverplichtingen worden centraal afgehandeld via het Loket Kennisgevingen.

11.2 Kennisgevingsaangifte MR – Natuurlijke persoon

Voor die locaties waar het reizigers / natuurlijke personen betreft, wordt de kennisgevingsprocedure ter plekke uitgevoerd. Een kennisgevingsverplichting MR opleggen in situaties waarbij natuurlijke personen zijn betrokken wordt lokaal uitgevoerd.

De persoon kan ter plekke een kennisgevingsaangifte MR doen. De registratie in de applicatie LM kan meteen (telefonisch) plaatsvinden met een backoffice voor de afgifte van een referentienummer voor de kennisgevingsaangifte MR). De vraagbaak LM voert altijd direct ter plekke een onderzoek LM uit en neemt een besluit over de aanvaarding en eventuele indicaties voor witwassen.

Als natuurlijke personen (vervoerders) een kennisgevingsverplichting MR wordt opgelegd, dan bestaat de mogelijkheid dat de natuurlijke persoon gebruik wil maken van de 30 dagen termijn. De Douane gaat over tot de inbewaringneming. De administratieve afhandeling, buiten het uitreiken van de kennisgevingsaangifte MR, is in deze situatie gelijk aan de administratieve afhandeling wanneer geen sprake is van een vervoerder en verloopt via het Loket Kennisgevingen.

11.3 Kennisgevingsaangifte LM en MR – post,- pakket en koerierszendingen, vrachtzendingen en overige situaties

De kennisgevingsprocedure voor situaties waarbij geen vervoerder aanwezig is, is een complexe administratieve en langdurige aangelegenheid. Voor deze situaties is administratieve afhandeling centraal geregeld.

11.3.1 Loket kennisgevingen

Er is voor de kennisgevingsprocedure een centraal loket “Loket kennisgevingen” ingericht op Douanekantoor Schiphol Passagiers (DSP). Het Loket Kennisgevingen is verantwoordelijk voor de daadwerkelijke oplegging en afhandeling van de kennisgevingsaangifte LM en MR vanaf het moment van registratie.

Bij het aantreffen van goederen in situaties waarvoor de verordening en het MR toepasselijk zijn en (binnen de gestelde kaders) een kennisgevingsverplichting wordt opgelegd, worden in het bevindende kantoor de aanvangswerkzaamheden uitgevoerd.

De applicatie LM bevat een registratiemodule met verschillende onderdelen die door het bevindende kantoor worden ingevuld. Dit betreft informatie over verzender en ontvanger, beschrijving van de feiten en omstandigheden en eventuele foto’s en bijlagen.

In het bevindende kantoor worden volgens lokale instructies de LM, waardevolle goederen of documenten goed gedocumenteerd, in bewaring genomen en veilig opgeslagen gedurende de periode dat de kennisgevingsprocedure loopt.

Het formele besluit over de inbewaringneming wordt vanuit het Loket Kennisgevingen verzonden naar de kennisgever met het opleggen van de kennisgevingsverplichting.  

Alle vervolghandelingen worden door het Loket Kennisgevingen uitgevoerd.

Na afloop zal vanuit het Loket Kennisgevingen worden bericht of:

• de goederen hun weg kunnen vervolgen, of
• sprake is van een schending van de kennisgevingsverplichting en/of
• dat de inbewaringneming overgaat in een strafrechtelijk beslag op grond van een vermoeden van witwassen /terrorismefinanciering.

Het kantoor van bevindingen maakt een proces-verbaal op van bevindingen en overdracht.

11.3.2 Processtappen

De kennisgevingsprocedure voor situaties waarbij geen vervoerder aanwezig is, kent verschillende fasen.

11.3.2.1 Voorlopige vaststelling oplegging kennisgevingsverplichting / inbewaringneming en registratie

De controlerend ambtenaar neemt contact op met de vraagbaak LM in de regio. De vraagbaak LM beoordeelt feiten en omstandigheden voor het opleggen van een kennisgevingsverplichting. Na de registratie in de applicatie LM wordt automatisch aan het Loket Kennisgevingen gemeld dat de registratie is gedaan en dat de administratieve vervolghandelingen aanvangen. Veelal wordt ook telefonisch contact opgenomen met het loket kennisgevingen om de casus te beoordelen.

FASE 1: Voorlopige vaststelling oplegging kennisgevingsverplichting / inbewaringneming en registratie

Na beoordeling door vraagbaak LM of een kennisgevingsverplichting LM of MR wordt opgelegd, wordt lokaal:

• de informatie uitgebreid en nauwkeurig in de applicatie LM geregistreerd.
• de bevinding en alle bijzonderheden goed gedocumenteerd in dossier.
• de LM, waardevolle goederen en documenten in bewaring genomen (zie onderdeel inbewaringneming) volgens lokale procedure en eventuele douaneformaliteiten afgehandeld (opschorten vrijgave).

11.3.2.2 Opleggen kennisgevingsverplichting door Loket Kennisgevingen

In het Loket Kennisgevingen wordt op grond van de registratie en de aanvullende informatie vastgesteld of een kennisgevingsverplichting LM of MR wordt opgelegd en of er sprake is van een verdenking voor witwassen. Het Loket Kennisgevingen neemt dus het besluit om daadwerkelijk een kennisgevingsverplichting op te leggen. Indien noodzakelijk zal men daarvoor ook afstemming zoeken met de betreffende vraagbaak LM.

FASE 2: Opleggen kennisgevingsverplichting door Loket Kennisgevingen

Werkzaamheden in deze fase:

• beoordelen of daadwerkelijk kennisgevingsverplichting wordt opgelegd.
• registratie in applicatie LM.
• kennisgevingsaangifteformulier en begeleidende brief aangetekend verzenden met uitleg / voorwaarden / gevolgen / besluit inbewaringneming / twee keer aanvullende kennisgevingsverplichtingformulier / retourenvelop.
• toonzetting: wel of geen verdenking witwassen (rechtswaarborgen).
• verzenddatum in applicatie vastleggen.
• termijn 30 dagen bewaken.
• controle/verificatie handelingen (vooraf) uitvoeren in afwachting reactie.
• herinnering aangetekend verzenden. Rappeltermijn is 30 dagen. Uitdraai van de eerste brief meezenden en wederom een KGV en aangifteformulier / 2 extra bladen en retourenvelop / verlenging inbewaringneming bij rappeltermijn.

11.3.2.3 Ontvangst kennisgevingsaangifte / beoordeling / aanvulling Loket Kennisgevingen

De laatst fase ziet op de beoordeling en afsluiting van het dossier.

FASE 3: Ontvangst kennisgevingsaangifte / beoordeling / aanvulling Loket Kennisgevingen

Werkzaamheden in deze fase:

• vaststellen identiteit (bewijs).
• waarderen eventuele bewijsstukken / ontbreken van bewijsstukken.
• controle / verificatiehandelingen achteraf bij ontvangst.
• aanvullen van verstrekte gegevens in applicatie LM.
• eindoordeel geven over kennisgevingsaangifte (conform/schending en FSB /verdenking witwassen).
• Douanekantoor bevinding op hoogte brengen van afwikkeling /resultaat.

11.3.3 Aan wie kennisgevingsverplichting opleggen?

Er zitten verschillen in de adressant van de kennisgevingsverplichting. Afzender en ontvanger komt als mogelijkheid voor bij zowel de verordening als het MR. De verordening kent daarnaast de mogelijkheid om de “vertegenwoordiger” aan te schrijven voor de kennisgevingsverplichting. Het MR kent ook de vervoerder aan wie een kennisgevingsverplichting kan worden opgelegd.

Keuze maken tussen afzender/ontvanger

De verordening noch het MR geven aanwijzingen aan wie de Douane de kennisgevingsverplichting oplegt. Hier is een keuze mogelijk op basis van omstandigheden die de Douane het beste uitkomen.

Afzender / Ontvanger: het gaat kort gezegd om post,- pakket en koerierszendingen en vrachtzendingen. Deze hebben altijd een verzender en ook een (uiteindelijke) ontvanger.

Vertegenwoordiger: de verordening kent (anders dan het MR) ook de vertegenwoordiger aan wie een kennisgevingsverplichting kan worden opgelegd. Het is onduidelijk wat wordt verstaan onder de vertegenwoordiger en of dit voor zowel de afzender en ontvanger geldt of –wellicht- de aangever bedoeld wordt zoals die in het douane aangifteproces bekend is. De term kan ook anders worden ingevuld en zien op elke andere persoon die het kennisgevingsformulier invult /de informatie verstrekt als een (civielrechtelijke) vertegenwoordiger, zolang maar duidelijk blijkt dat deze een vertegenwoordiger is en gemachtigd is deze informatie te verstrekken (volmacht).

Uitgangspunt: voor onbegeleide LM wordt de kennisgevingsverplichting opgelegd aan de verzender of de ontvanger, omdat dit de meest voor de hand liggende partijen zijn om de gevraagde informatie te verstrekken. Diegene die in NL/EU ingezetene is (verzender of ontvanger) krijgt de kennisgevingsverplichting opgelegd.

MR: vervoerder

Het Meldrecht kent de mogelijkheid om aan de vervoerder van de LM, waardevolle goederen en documenten een kennisgevingsverplichting MR op te leggen. Dat ziet op situaties dat een natuurlijk persoon de LM, waardevolle goederen en documenten vervoert. Kortweg op de internationale luchthavens, buitengrensovergangen naar UK en eventuele ambulante controle. In die gevallen wordt de kennisgevingsverplichting MR direct aan de vervoerder opgelegd.

Aantreffen zonder vervoer: voorhanden hebben

Er kan sprake zijn van het aantreffen van LM, waardevolle goederen en documenten zonder vervoer of verzending. Zie voor meer informatie onderdeel "Vrije verkeer".

Uitgangspunten adressant kennisgevingsverplichting

Vracht en post,- pakket en koerierszendingen zendingen

Verordening of MR van toepassing: 

• EU binnenkomen: de in de EU aanwezige ontvanger.
• EU verlaten: de in de EU aanwezige afzender.

Onbegeleid nagezonden/vooruitgezonden bagage

Verordening van toepassing: 

• Kennisgevingsverplichting LM wordt opgelegd aan de in EU woonachtige verzender /ontvanger.
• Indien niet van toepassing: verzender / ontvanger in derde land.
• MR van toepassing: gelijk als voor de verordening LM.

Natuurlijke personen/vervoerders

Verordening van toepassing:

• Geen kennisgevingsverplichting, maar altijd de aangifteplicht LM.
• MR van toepassing: aan de vervoerder (natuurlijke persoon) wordt de kennisgevingsverplichting opgelegd en ter plekke ingevuld en door vraagbaak LM een onderzoek LM uitgevoerd.

11.3.4 Herstelmogelijkheden

Het kennisgevingsaangifteformulier moet door de kennisgever conform de instructies worden ingevuld. Het kan voorkomen dat er–hoewel aangetekend verstuurd- geen reactie komt, buiten de termijn van 30 dagen een reactie komt of dat het ingezonden kennisgevingsaangifteformulier onvolledig is ingevuld. De verordening noch het MR kennen een verlengingsperiode. De Douane verlengt 1 keer aangetekend de kennisgevingsverplichting met een 30 dagen termijn.

Herstel termijn bij overschrijden termijn: 

• Ja, 30 dagen is lang genoeg om een formulier in te vullen maar gezien de belangen wordt een herinnering aangetekend verzonden.
• Schending kennisgevingsverplichting en een FSB wordt opgelegd. Zie verder onderdeel “Sancties”.

Herstel termijn bij onvolledigheid:  

• Nee, het formulier is duidelijk en onvolledigheid is een keuze. De aangever kan invullen dat de informatie NVT is of dat deze onbekend is. Ook kan het Loket Kennisgevingen gemaild worden voor eventuele vragen.
• Schending kennisgevingsverplichting en een FSB wordt opgelegd. Zie verder onderdeel “Sancties”. 

Hersteltermijn bij onjuistheden:    

• Nee, daarvoor geldt hetzelfde als bij onvolledigheid.

11.3.5 Controle ontvangen informatie

Niet verplicht te bewijzen  

In de begeleidende brief bij de kennisgevingsverplichting wordt gevraagd om onderbouwing / bewijsstukken mee te leveren. De verordening en het MR verplichten niet daartoe. Net als bij de aangifteplicht LM geldt slechts dat men informatie verstrekt en vervolgens is het aan de controlerende autoriteit (lees Douane) om dit op een of andere wijze te controleren /verifiëren. Om die reden is de verificatie in de vorm van een onderzoek LM vormgegeven. Door zoveel mogelijk relevante (detail)vragen wordt geprobeerd een oordeel te vormen over de juistheid /waarschijnlijkheid / aannemelijkheid van de verstrekte informatie. Absolute zekerheid wordt hiermee niet verkregen.

Als een kennisgevingsaangifte retour wordt ontvangen bij het Loket Kennisgevingen kunnen diverse handelingen worden uitgevoerd.

Belastingdienst informatie systemen

De verschillende Belastingdienstsystemen kunnen vooraf, maar ook achteraf na de ontvangst van de kennisgevingsaangifte informatie worden geraadpleegd. Voor raadpleging Belastingdienstsystemen: DLTC Schiphol Passagiers of iCOV.  

Beheer van relaties – BVR

BVR is een applicatie waarbij met een geboortedatum en een achternaam persoonsgegevens kunnen opvragen zowel de huidige woonadressen als die in het verleden, ook als de persoon geen vaste woon of verblijf plaats heeft. Tevens geeft BVR o.a. de 1e familiegraat weer en hoeveel mensen er op het woonadres staan ingeschreven.

Klantbeeld – KTA

KTA is een verzamelpunt van persoonsgegevens, ook als het een onderneming betreft. Vanuit deze applicatie starten profilers hun onderzoek. Persoonsgegevens zoals schulden, bezittingen en relatie kunnen worden opgevraagd. Voor ondernemingen kan inzichtelijk worden wat de omzet is.

Fiscaal Loongegevens – FLG

Om de loongeschiedenis van een persoon in kaart te brengen wordt FLG gebruikt. Men krijgt een weergave van het verdiend loon bij werkgevers.

Invordering Lokaal – INL

INL is een applicatie dat de belastingschulden van een natuurlijk persoon weergeeft. De persoonsgegevens dat INL weergeeft is up to date. 

ICOV

De infobox Crimineel en Onverklaarbaar Vermogen (iCOV) is een samenwerkingsverband tussen de Politie, de Belastingdienst, de Douane, de Bijzondere Opsporingsdiensten, FIU-Nederland en het Openbaar Ministerie (OM). De iCOV informatie /rapportage kan bruikbaar zijn bij de beoordeling (achteraf) van de verkregen kennisgevingsaangifte informatie.

Bij iCOV kan een rapportage naar vermogen en inkomen (iRVI) of een relatierapportage (iRR) worden opgevraagd. In de interactieve versie van de iRVI wordt de cijfermatige informatie in tabellen, tijdlijnen en grafieken weergegeven. Dit zorgt voor interactieve analysemogelijkheden en een snellere en effectievere analyse van de informatie. De iRVI is ook in platte tekst te downloaden. Zie ook onderdeel "informatiedeling" voor de aanvraag voor een account.

11.4 Beëindigen kennisgevingsverplichting procedure

Vanuit Loket Kennisgevingen wordt de kennisgevingsverplichting procedure beëindigd. Daarvoor wordt ook een registratieformulier ingevuld en aan het dossier gehecht. Het eindoordeel over een kennisgevingsaangifte is:

1. Kennisgevingsverplichting is conform.
2. Kennisgevingsverplichting is geschonden en FSB opleggen.
3. Verdenking witwassen.

Kennisgevingsverplichting is conform 

Wanneer aan de kennisgevingsverplichting wordt voldaan (binnen 30 dagen en juist/volledig), wordt vanuit Loket Kennisgevingen:

• het eindoordeel aan het bevindende kantoor gemeld via de applicatie LM.
• de vraagbaak LM bericht dat de inbewaringneming kan worden opgeheven en de goederen hun weg kunnen vervolgen.
• een bericht van het resultaat en het beëindigen inbewaringneming naar de kennisgever gezonden.

Kennisgevingsverplichting is geschonden en FSB opleggen

Wanneer de kennisgevingsverplichting is geschonden, wordt vanuit Loket Kennisgevingen:

• het eindoordeel aan het bevindende kantoor gemeld via applicatie LM.
• de vraagbaak LM bericht dat inbewaringneming kan worden opgeheven en goederen hun weg kunnen vervolgen.
• een bericht van het resultaat en het beëindigen inbewaringneming naar kennisgever gezonden.
• een sanctie opgelegd aan de kennisgever, het registratieformulier ingevuld en dossier afgewerkt in de applicatie LM.

Verdenking witwassen

Wanneer de kennisgevingsverplichting is geschonden en een vermoeden van witwassen bestaat, wordt vanuit Loket Kennisgevingen:

• het eindoordeel aan het bevindende kantoor gemeld via applicatie LM.
• de vraagbaak LM bericht:
  • dat de inbewaringneming kan worden opgeheven en de goederen strafrechtelijk in beslag kunnen moeten worden genomen.
  • dat de zaak (via de BFC) aan de opsporing kan worden overgedragen.
• een bericht naar de kennisgever gezonden van het resultaat en het beëindigen van de inbewaringneming door strafrechtelijke inbeslagname.
• het registratieformulier ingevuld en het dossier afgewerkt in de applicatie LM.