7 Klantmanagement

Ook bij KM worden VGEM- werkzaamheden verricht. Let bij uw werkzaamheden altijd goed op of VGEM aspecten aan de orde zijn.

 Bij een aantal taken bestaan namelijk voor goederen verboden en beperkingen voor het binnenbrengen, in-, uit- en doorvoer in de Unie. Het binnenbrengen, in-, uit- en doorvoer bij die taken is alleen toegestaan onder strikte voorwaarden.

 7.1 Afgifte vergunningen (incl. initieel onderzoek)

 Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheren van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop de Douane toezicht uitoefent op de naleving van VGEM-taken meegenomen.

 In de vergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-wetgeving. Wel legt u eventuele individuele voorwaarden vast. De vastlegging vindt plaats in KRM (Klant Relatie Management). Bij de afgifte van de vergunning vermeldt de aanbiedingsbrief dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

 Het kan zijn dat voor de goederen een verbod op binnenbrengen geldt. U kunt de vergunninghouder een actieve meldingsplicht opleggen voor goederen waar volgens de bijzondere wetgeving een actie of controle vereist is alvorens de goederen kunnen worden aangegeven voor een douaneregeling. 

7.1.1 Behandeling aanvraag AEO vergunning

 De Douane consulteert, via het Landelijk Centrum AEO (LCAEO), haar convenantpartners (denk aan IGJ en NVWA) als bedrijven bij de Douane een aanvraag hebben ingediend in het kader van de vergunning Authorised Economic Operator (AEO) als bedoeld in artikel 38 DWU. Het LCAEO bevraagt de convenantpartners over risicosignalen met betrekking tot de betreffende bedrijven. Het LCAEO informeert de desbetreffende convenantpartner dat een AEO-vergunning is verleend. Het kan zijn dat er specifieke afspraken zijn gemaakt met het beleidsministerie. Deze staan dan in de bijlage bij het convenant dat met dat ministerie is afgesloten.

7.2 Cyclisch toezicht

 Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is, net als bij de fiscale risico’s, een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk SB&I, DLTC en KM. Daarbij zal veelal sprake zijn van het beoordelen op risico’s en formele bepalingen op het gebied van VGEM als ook het leveren van een bijdrage aan de risicovinding.

 De unit KM is verantwoordelijk voor het cyclisch toezicht (eens in de drie (DWU) of vijf jaar (AWR)) van vergunninghouders. Hiervoor voert men onder meer risicoafwegingen uit met behulp van de klantgegevens, het klantgedrag, de uitgevoerde controles en controle resultaten.

 Onderzocht wordt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beheersen en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van de constateringen wordt bepaald welke vorm van toezicht (welke afdekkingsmaatregelen) en controle diepgang nodig is.

 De uitkomsten zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingsactiviteiten die moeten worden verricht in het kader van het cyclisch toezicht.

 7.2.1 Wijze van cyclisch toezicht

 Bij de aanpak van het uit te voeren cyclisch toezicht worden VGEM-vragen en -risico’s meegenomen. In deze aanpak zijn naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen opgenomen. Deze vragen bieden ondersteuning bij het vormen van het beeld over het complianceniveau van de vergunninghouder.

 VGEM-risico's worden bij het uitvoeren van de (cyclische) risicoafweging meegenomen in de risicomatrix. Een risicoanalist KM beoordeelt de risico's die door de risicomatrix als midden of hoog worden ingeschat in de zogenaamde aanvullende Gelaagde Human Intell. De risicoanalist KM bepaalt op basis van de bevindingen de noodzakelijke risicoafdekking.  

 Als uit de risicoafweging blijkt dat sprake is van een klant met een goederenpakket waarbij een eventueel VGEM-aspect kan spelen, beoordeelt de medewerker die het risico moet afdekken op basis van de opdracht hoe het risico wordt afgedekt.

7.3 Administratief toezicht

 Administratief toezicht op vereenvoudigingen en vergunningen vindt plaats via de administratie van een bedrijf waarbij wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan. Indien beschikbaar wordt hierbij gebruik gemaakt van overige informatie zoals bevindingen naar aanleiding van uitgevoerde fysieke controles.

 De medewerker, die de administratieve controle verricht, is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controle opdracht. Er kan gebruik gemaakt worden van:

•  In de controle opdracht verwerkte (VGEM) informatie
• Het relevante werkprogramma in de controle applicatie Audit Tool Douane (ATD)

7.4 Vergunning inschrijving in de administratie, brengen in het vrije verkeer (IIAA)

Houders met een Vergunning Inschrijving in de administratie, brengen in het vrije verkeer dienen periodiek een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van de periodieke aangiften wordt beoordeeld of sprake is van VGEM-aspecten. Hiervoor kan men gebruik maken van de in DMS werkzame profielen. De hierbij ‘geraakte’ aangifteregels worden onderzocht op een mogelijk onrechtmatige invoer.

7.5 Hulpmiddelen voor VGEM-werkzaamheden binnen KM

 Door het grote aantal VGEM-onderwerpen is het lastig om vast te stellen welke VGEM-onderwerpen van belang zijn in relatie tot een vergunninghouder, aangifte of goederencode. Om een indicatie te kunnen geven welke VGEM-onderwerpen relevant zijn, zijn tools ontwikkeld. Deze tools ondersteunen de medewerkers KM en DLTC bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s.

 7.5.1 VGEM-tool

 De VGEM-tool ondersteunt medewerkers bij het inzichtelijk maken van de VGEM-indicaties die van toepassing zijn bij de diverse goederencodes. De VGEM-tool is niet meer dan een hulpmiddel om VGEM-rakingen in beeld te brengen. Op basis van de informatie die de VGEM-tool oplevert, zal een nadere analyse moeten plaatsvinden.

7.6 Afhandeling onregelmatigheden KM

 Als niet aan de vereiste VGEM-voorwaarden wordt voldaan, beoordeelt u of sprake is van een onregelmatigheid en handelt u deze volgens onderstaande instructies af.

 De constatering van een onregelmatigheid binnen het proces KM heeft betrekking op een gebeurtenis in het (recente) verleden. De goederen hebben vaak hun bestemming al bereikt.

1.  Bespreek met een vraagbaak of TeCo/TC of de casus voldoet aan de gestelde voorwaarden waaronder een melding moet worden gemaakt bij de convenantpartner.
2. Leg uw bevindingen schriftelijk vast in ATD. Alle relevante informatie wordt bijgevoegd.
3.  De vraagbaak of TeCo/TC neemt indien nodig contact op met de convenantpartner. De VaCo VGEM wordt hiervan op de hoogte gesteld.
4.  De convenantpartner geeft de vraagbaak of TeCo/TC zo spoedig mogelijk een schriftelijke terugkoppeling over de wijze waarop de onregelmatigheid afgewikkeld moet worden.
5.  U registreert de onregelmatigheid in DON (Douane ONregelmatigheden).
6.  Maak een risicosignaal in DOU-IT.