8 Proces klantmanagement en werkzaamheden

Dit hoofdstuk beschrijft de werkzaamheden van de Douane binnen het proces Klantmanagement bij het toezicht op de naleving van de wetgeving die geldt bij de WWM In het proces klantmanagement gaat u na of de WWM op de goederen van toepassing is.

De regelgeving van de WWM is complex, voor nadere informatie kunt het best de vraagbaak van uw kantoor raadplegen.

8.1 Afgifte vergunningen/certificaten (incl. initieel onderzoek)

Bij de afweging om een vergunning te verlenen en bij het beheer van bestaande vergunningen, wordt de manier waarop Douane toezicht uitoefent op de naleving van VGEM-taken ook meegenomen.

Tijdens het initieel onderzoek moet bepaald worden of wapens en munitie deel uitmaken van het goederenpakket. Is dit het geval dan moet beoordeeld worden tot welke categorie deze behoren, en in hoeverre door de aanvrager rekening wordt gehouden met de wettelijke verplichtingen uit de WWM.

In de vergunning neemt u geen bepalingen of voorwaarden op die voortkomen uit de VGEM-wetgeving. Wel legt u in de individuele voorwaarden en het behandelplan de waarborgen en voorwaarden vast voor het uitoefenen van het toezicht door de Douane.

In de aanbiedingsbrief bij afgifte van de vergunning staat vermeldt dat de vergunning alleen uit het oogpunt van douanewetgeving wordt verleend. Dit ontslaat de houder er niet van de verplichtingen op grond van andere wettelijke bepalingen na te komen.

De vergunninghouder moet zich ook houden aan de verplichtingen uit de WWM. Voor goederen waarop de WWM van toepassing is en een consent, uitvoervergunning, ontheffing of vrijstelling noodzakelijk is, geldt daarom als voorwaarde een actieve meldplicht voor de aangever.

8.1.1 Vergunning inschrijving in de administratie van de aangever

Bij een aangifte voor brengen in het vrije verkeer via DMS wordt door het plaatsen van selectie- en procedureprofielen, invulling gegeven aan de mogelijkheid tot controle op formele vereisten. Dit geeft onder meer de mogelijkheid tot controle op het document behorende bij een aangifte. Invoer met inschrijving in de administratie is een vereenvoudigde aangifteprocedure. De aangifte voor het in het vrije verkeer brengen wordt niet gedaan via DMS maar via een inschrijving in de administratie van de vergunninghouder gevolgd door een aanvullende aangifte. Tijdens het initieel onderzoek bepaalt u of sprake is van invoer van goederen waarop de WWM van toepassing is en op welke wijze de controle plaats vindt op de wettelijke verplichtingen, voordat deze in het vrije verkeer worden gebracht. Voor wapens en munitie betekent dit dat wordt beoordeeld of voor de zending een consent of ontheffing voorhanden is.

8.1.2 Overige vergunningen

Voor vergunningen waarbij mogelijk goederen zijn die vallen onder de WWM geldt dat er rekening moet worden gehouden met de verplichtingen zoals de aanwezigheid van en de controle op een wapenvergunning, consent, uitvoervergunning of ontheffing. Indien van toepassing, neemt u maatregelen (bijvoorbeeld d.m.v. een actieve meldingsplicht) om te voorkomen dat wapens en munitie in het vrije verkeer worden gebracht.

8.1.3 Behandeling aanvraag AEO status

De Douane consulteert – via het Landelijk centrum AEO (LCAEO) - andere handhavingsdiensten over bedrijven die bij de Douane certificering hebben aangevraagd in het kader van horizontaal toezicht of de regeling Authorised Economic Operator (AEO) als bedoeld in artikel 38 DWU. Er zijn voor wapens en munitie geen (specifieke) afspraken met het ministerie van JenV waarmee bij de afgifte van een AEO-certificaat rekening moet worden gehouden.

8.2 Klantmanagement

8.2.1 Cyclisch toezicht

Het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s is - net als bij fiscale risico's - een gedeelde verantwoordelijkheid van respectievelijk HHB/DLTC en de afdeling Klantmanagement (KM).

KM is verantwoordelijk voor het cyclisch toezicht op haar vergunninghouders. Eens per 3 jaar (DWU) of eens per 5 jaar (accijns) verricht de risico-analist een risico-afweging op basis van alle beschikbare interne en externe klantgegevens. Op basis van de uitkomsten van de risico-afweging wordt de keuze gemaakt voor de meest passende afdekkingsmaatregel (geen afdekking nodig, compliancemanagement, administratieve controle).

KM onderzoekt in hoeverre VGEM-risico’s spelen, welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om de risico’s te beperken en de wijze waarop de resterende risico’s moeten worden afgedekt. Op basis van deze constateringen wordt de vorm van toezicht en de uit te voeren controlediepgang bepaald.

Om na te gaan in hoeverre het goederenpakket van een klant betrekking heeft op VGEM-aspecten, kan KM gebruik maken van de VGEM-Tool. Ook moet (VGEM)informatie verkregen worden uit de in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) ingebrachte profielen De uitkomsten zijn bepalend voor de specifieke detectie- en afdekkingactiviteiten die moeten worden verricht in het kader van cyclisch toezicht.

Wijze van cyclisch toezicht
Bij de aanpak van het uit te voeren cyclische toezicht worden naast vragen op fiscaal gebied ook VGEM-vragen en -risico's meegenomen. Deze vragen ondersteunen KM bij het meten van het naleefniveau van zijn klant.

Als uit het cyclisch toezicht, via de VGEM-Tool of op een andere wijze blijkt dat een klant goederen heeft die (mogelijk ) vallen onder de WWM vallen, dan wordt beoordeeld in hoeverre hij aan de verplichtingen van de WWM heeft voldaan. Hierbij kunt u denken aan het controleren op de aanwezigheid van een consent of een uitvoervergunning, maar ook het nagaan of er sprake is van een ontheffing of vrijstelling.

8.3 Administratief toezicht

De Douane houdt toezicht op vereenvoudigde procedures en vergunningen via controle van de administratie van een bedrijf, waarbij wordt vastgesteld of aan alle wettelijke bepalingen is voldaan. Indien beschikbaar wordt hierbij gebruik gemaakt van overige informatie uit de douanesystemen. De medewerker die de administratieve controle verricht, is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de controleopdracht.

Als de controleopdracht ook ziet op wapens en munitie dan maakt hij gebruik van:

• in de controleopdracht verwerkte (VGEM)informatie
• de VGEM controlekaart
• het werkprogramma uit de controleapplicatie Audit Tool Douane (ATD)

8.3.1 Administratieve controle vergunning inschrijving in de administratie van de aangever (invoer)

Vergunninghouders inschrijving in de administratie van de aangever (invoer) dienen periodiek een aanvullende aangifte in. Bij de behandeling van deze periodieke aangifte kunnen zaken naar voren komen die nadere controle behoeven. Dit kan via een administratieve controle.

Bij de voorbereiding van de administratieve controle moet via de eerder ingediende periodieke aangiften beoordeeld worden of er sprake is geweest van de invoer van wapens en munitie. Die beoordeling kan plaatsvinden door gebruik te maken van de VGEM-tool en GPA werkzame profielen.

De hierbij 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer. Bij vragen over bijvoorbeeld de juistheid van de indeling van de goederen kunt u de vraagbaak contacteren.

8.3.2 Administratieve controle overige vergunningen

Tijdens de controle wordt nagegaan of de klant heeft gehandeld in goederen die vallen om de WWM. Wordt geconstateerd dat dit het geval is, dan wordt onderzocht of de klant heeft voldaan aan de verplichtingen die gelden voor goederen die zijn onderworpen aan bepalingen uit de WWM.

8.3.3 Controle achteraf

De Douane voert ook administratieve controles uit bij importeurs en exporteurs die niet in het bezit zijn van een vergunning. We spreken dan van een controle achteraf. Dit staat ook bekend onder de begrippen controle na invoer (CNI) en controle na uitvoer (CNU). Deze controle achteraf ziet op de controle van de juistheid en volledigheid van de vermeldingen in de aangifte (artikel 48 DWU). De controle dient vaak een financieel belang, maar kan ook van belang zijn voor de wettelijke verplichtingen met betrekking tot wapens en munitie.

Voor VGEM aspecten mogen tijdens de controle achteraf ook de bevoegdheden op grond van de Adw ingezet worden. Dit biedt bij een controle achteraf voor VGEM aspecten een ruimere bevoegdheid dan enkel de in het DWU genoemde aangifte-elementen.

8.3.4 IT 16 / deelinventarisatie

IT 16-controles zijn deelinventarisaties in een opslaginstituut (entrepot) die in opdracht van KM worden uitgevoerd.

Niet voor elke VGEM-taak zijn IT 16-controles noodzakelijk. Er is een standaard controleopdracht geformuleerd voor de deelinventarisaties. Deze opdracht kan worden uitgebreid met relevante VGEM-aspecten. Bij het opstellen van de controleopdracht IT 16 wordt vooraf onderzocht of één (of meer) van deze VGEM-taakonderdelen relevant is tijdens de controle. Als het mogelijk is, wordt hierbij gebruik gemaakt van de VGEM-controlekaarten en wordt indien nodig de input van VGEM-deskundigen gevraagd. Voor diverse VGEM-onderwerpen zijn controlekaarten IT 16 ontwikkeld. Deze beschrijven waar de controlemedewerker tijdens de controle met betrekking tot een VGEM-onderwerp op moet letten. De medewerker voegt de relevante controlekaart(en) IT 16 bij de controleopdracht.

8.4 Behandeling aanvullende aangifte inschrijving in de administratie van de aangever

8.4.1 Algemene uitgangspunten

Deze aangiften worden geautomatiseerd aangeleverd en behandeld met behulp van GPA. De door DLTC gemaakte DMS-profielen zijn opgenomen in de GPA. Hierdoor wordt rekening gehouden met de wettelijke (VGEM)verplichtingen, die van toepassing kunnen zijn. De GPA is dan ook een tool geworden, die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico's.

Bij de controle van de aanvullende aangifte wordt vastgesteld of de goederen op het moment dat zij hun bestemming (brengen in het vrije verkeer) kregen ook voldeden aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van wapens en munitie.

Bij het proces Maandaangifte kunnen de VGEM-risico's blijken uit de in de GPA werkzame profielen. Voor individueel te behandelen klanten is KM verantwoordelijk voor het beoordelen van deze risicosignalen. Zo nodig worden maatregelen genomen, zoals bijvoorbeeld het omzetten van risico's in controleopdrachten. Voor klanten die groepsgewijs behandeld worden zullen deze signalen terechtkomen bij de relatiebeheerder. De relatiebeheerder beslist wat er met deze signalen moet gebeuren (doorsturen naar de fase AC of terugleggen bij DLTC).

Daarnaast is het mogelijk om de gegevens uit de maandaangifte met behulp van de VGEM tool te beoordelen. Beide zo nodig in aanvulling op de generieke risicobeheersing door DLTC.

Verplichtingen die bij de behandeling van de periodieke aangifte gecontroleerd kunnen worden zijn terug te vinden in het hoofdstuk aangiftebehandeling.

De door de GPA werkzame profielen 'geraakte' aangifteregels moeten onderzocht worden op een mogelijk onrechtmatige invoer.

8.4.2 Werkzaamheden aanvullende aangifte vergunning inschrijving in de administratie van de aangever

Als in een aanvullende periodieke aangifte gegevens over wapens en munitie staan, ga dan na of voor de vergunninghouder bekend is dat wapens en munitie onderdeel zijn van het goederenpakket.

Als u opdracht krijgt om bij de behandeling van een aanvullende (periodieke) aangifte te controleren of de vereenvoudigde regeling wordt gebruikt voor goederen (wapens en munitie) waarop de WWM van toepassing is, handelt u als volgt:

8.5 Hulpmiddelen voor VGEM-werkzaamheden binnen KM

Door het grote aantal VGEM-onderwerpen is het lastig om vast te stellen welke VGEM-onderwerpen van belang zijn in relatie tot een klant, aangifte of goederencode. Om een indicatie te kunnen geven welke VGEM-onderwerpen mogelijk relevant zijn, zijn er enkele tools ontwikkeld. Deze tools ondersteunen de medewerkers KM en HR/I bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s. In deze paragraaf worden de tools besproken.

VGEM-tool

De VGEM-tool ondersteunt medewerkers bij het inzichtelijk maken van de VGEM-indicaties die van toepassing zijn bij de diverse goederencodes. De VGEM-tool is niet meer dan een hulpmiddel om VGEM-rakingen in beeld te brengen. Op basis van de informatie die de VGEM-tool oplevert, zal een nadere analyse moeten plaatsvinden.

Profielen in de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA)

De door de DLTC gemaakte profielen zijn opgenomen in de applicatie GPA. Hiermee is de GPA ook een tool geworden die de medewerkers van KM ondersteunt bij het detecteren en afdekken van VGEM-risico’s. De DLTC is verantwoordelijk voor het periodiek aanleveren van de profielen, zodat deze in de GPA kunnen worden opgenomen. Daarnaast heeft de DLTC de beschikking over de aangiftegegevens uit de GPA zodat op basis hiervan ook VGEM-risico’s kunnen worden afgedekt.

8.6 Afhandeling onregelmatigheden

De constatering van een onregelmatigheid binnen KM heeft doorgaans betrekking op een gebeurtenis in het (recente) verleden. De goederen hebben hun bestemming al bereikt. Om die reden ligt het zwaartepunt van de afwikkeling van de onregelmatigheid bij de politie.

Raadpleeg altijd de vraagbaak WWM, deze kan het beste beoordelen of er echt sprake is geweest van een onregelmatigheid en weet ook hoe dit verder af te handelen.