15 Risicobeheersing

15.1 Algemeen

De Douane is een rechtshandhavingsorganisatie en het uitvoeren van controle en toezicht door de Douane berust op een aanpak van risicobeheersing. Risicobeheersing omvat alle samenhangende activiteiten gericht op het onderkennen, afdekken en zoveel mogelijk voorkomen van risico's.

De handhavingsactiviteiten van de Douane worden in principe uitgevoerd volgens het principe van de geïntegreerde douanecontrole. Dit betekent concreet dat de Douane tijdens elke controle zowel fiscale als niet-fiscale handhavingsactiviteiten uitvoert.

Algemeen handhavingsniveau en de geïntegreerde controle

Het nagestreefde effect van de algemene rechtshandhaving is vooral preventief. Deze rechtshandhaving is in principe niet risicogericht. Het gaat om een zichtbare fysieke aanwezigheid van de Douane op belangrijke controlemomenten en rustpunten in het logistieke proces. De handhavingsmaatregelen bestaan bijvoorbeeld uit het realiseren van steekproefsgewijze controles, vaste controledichtheden en/of vaste aantallen controles. De basisgedachte bij een geïntegreerde douanecontrole is dat de Douane op grond van haar kerntaak toch al toezicht houdt op dit goederenverkeer. Iedere controlevorm kan voor geïntegreerde controle gebruikt worden.

Specifiek handhavingsniveau in uitvoeringsplan

Het specifieke handhavingsniveau wordt bepaald door de risicoanalyse. De Douane stelt jaarlijks vast welke bijzondere risico's moeten worden afgedekt en welke handhavingsmaatregelen daartoe moeten worden getroffen. Het specifieke handhavingsniveau wordt vastgelegd in het uitvoeringsplan IER. Dit uitvoeringsplan is opgesteld door de risicospecialist IER van de afdeling Intelligence, en wordt hierdoor ook beheerd en geëvalueerd. Het uitvoeringsplan IER wordt jaarlijks herzien en vastgesteld.

15.2 Controlebeleid voor octrooi-, modellen- en kwekersrecht

Ambtshalve douanecontroles worden uitgevoerd op basis van het uitgangspunt van de geïntegreerde douanecontrole of op basis van specifieke risicosignalen. Het specifieke douanetoezicht ingevolge risicosignalen is mogelijk op basis van risico-indicatoren en gedetailleerde gegevens over modus operandi. Deze gegevens moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn, omdat de zendingen met vermoedelijk inbreukmakende goederen moeten kunnen worden geïdentificeerd, zonder extra werkbelasting voor de Douane. Niet alle inbreuken op de IE-rechten kunnen op basis van visuele waarnemingen en de kenmerken van de goederen worden geconstateerd. Dit betreft het:

• tekeningen en modellenrecht
• octrooirecht
• aanvullende beschermingscertificaat
• kwekersrecht
• benamingen van oorsprong, geografische aanduidingen en geografische benamingen

Controles op deze IE-rechten worden uitsluitend uitgevoerd als een verzoek om douaneoptreden is ingediend en toegekend. Daarbij moet alle informatie worden overgelegd die noodzakelijk is om de relevante zendingen met zekerheid te kunnen identificeren. Als dit niet het geval is, zal een efficiënt en effectief optreden door de Douane veelal niet mogelijk zijn. Als een verzoek is ingediend - en ingewilligd - zonder dat daarbij gedetailleerde informatie over de goederen en modus operandi is verstrekt, treedt de Douane uitsluitend op wanneer de goederen bij een geïntegreerde controle worden aangetroffen zonder dat van tevoren op dit inbreukrisico is geselecteerd.

15.3 DOU-IT

DOU-IT is de applicatie waarmee je als Douane-medewerker nieuwe mogelijke risicosignalen kan indienen. En waarmee de risico-analist deze signalen kan beoordelen en de vervolgstappen kan vastleggen. DOU-IT beheert de actuele risico-informatie waarbij vastgelegd is of een risico is afgedekt en zo ja op welke wijze. DOU-IT is een belangrijke  stap naar het sluiten van de risicoleercirkel.

In DOU-IT kan je alle signalen kwijt die betrekking hebben op de handhaving van de Douane. Het gaat om informatie waarvan jij denkt dat dit een mogelijk risico is voor Douane Nederland. Aan de hand van standaard invulvelden word je geholpen je risicosignaal zo volledig mogelijk te omschrijven. Je kunt ook een bijlage toevoegen zoals een rapportage of een foto.

Op de regiosite van DLTC, onder projecten, kun je informatie vinden over DOU-IT. Wil je meer informatie, neem dan contact op met één van de contactpersonen of stuur een mail naar de postbus van DLTC.

Signaal registreren

• Klik op de snelkoppeling naar DOU-IT
• In het menu links onder ‘Starten’ zie je ‘Registreren signaal’ als je hier op klikt kan je het signaal indienen.
• Wil je weten welke signalen je al eerder hebt ingestuurd klik dan in het menu op ‘Raadplegen eigen geregistreerde signalen’.

Er is ook een instructiefilm beschikbaar over hoe je een signaal moet invoeren.

15.4 Risicobeheersing en verwerken risicosignalen

Binnen de risicobeheersing en afhandeling zijn de volgende signalen relevant:

• Inkomende en uitgaande CIS signalen
• Inkomende en uitgaande RIF meldingen
• Risicosignalen in verzoek tot douaneoptreden
• Risicosignalen merkhouder & stakeholder via IPEP
• AM meldingen

CIS (Customs Information System)

Binnenkomend: De door de lidstaten aangevulde inbreukmeldingen worden door OLAF als risicosignalen gedeeld met de andere lidstaten. OLAF deelt deze CIS signalen voor Nederland met het DIC Infodesk. Het DIC selecteert deze signalen op “Nederlands belang” en zet deze in DOU-IT.

DIC Infodesk zet alle binnenkomende signalen, die voldoen aan één of beide van onderstaande criteria in DOU-IT.

Meldingen ingebracht door andere lidstaat waarbij Nederlandse betrokkenheid is;

• Land van oorsprong of verzending Nederland
• Land van (eind)bestemming Nederland
• Nederlandse verzender (exporteur, verzender, verkoper)
• Nederlandse ontvanger (importeur, geadresseerde of koper)

Uitgaand: Alle lidstaten registreren hun inbreukmeldingen in een EU database (COPIS). Aan de hand van vastgestelde criteria worden deze meldingen geselecteerd door OLAF. Voor de geselecteerde inbreukmeldingen wordt aan de betreffende lidstaat gevraagd om aanvullende gegevens. De bevindingen worden door Team IER opgewerkt tot een uitgaand signaal in de module CIS+. Het aanleveren van aanvullende informatie door de lidstaten is geen verplichting. DLTC Intelligence heeft toegang tot deze gegevens ten behoeve van analyse en evaluatie.

RIF (Risk Information Form )

Binnenkomend: Deze signalen worden door de afdeling DLTC /AFCOS één op één geplaatst in DOU-IT en daarmee doorgezet naar DLTC-Intelligence . DLTC Intelligence neemt het risicosignaal vervolgens in behandeling.

Uitgaand: Er is een werkinstructie voor het opmaken van RIF. Iedere medewerker kan uitgaande RIF signalen opmaken en insturen naar het AFCOS. Klik hier voor de betreffende documenten. Voor uitgaande RIF meldingen zijn afspraken gemaakt wanneer signalen voldoen aan de criteria ter waarschuwing aan de overige lidstaten met betrekking tot de door Douane Nederland vastgesteld risico`s. Een RIF melding wordt, conform de werkinstructie RIF, opgemaakt door Team IER en ingediend bij AFCOS.

De criteria voor het opmaken van een uitgaande RIF zijn;

• Cargo zendingen (Lucht en Maritiem), en
• Waarde boven €25.000,- of meer dan 100 stuks

Verzoek tot optreden

Merkhouders of hun vertegenwoordigers die een verzoek tot douaneoptreden indienen, geven hierin vaak risicosignalen op. Deze risico-informatie wordt door Team IER verwerkt in DOU-IT. In DOU-IT wordt het signaal opgepakt door het DLTC Intelligence en in behandeling genomen.

Risicosignalen merkhouder & stakeholder via IPEP

IPEP staat voor de Intellectual Property Enforcement Portal van EUIPO. Merkhouders en stakeholders kunnen risicosignalen in IPEP zetten en deze toebedelen aan verschillende partijen, waaronder de Douane. Indien een merkhouder/stakeholder een risicosignaal ingeeft, krijgt Team IER hiervan een email-melding. Na het ontvangen van het risicosignaal via IPEP zet Team IER het risicosignaal in DOU-IT en wordt deze door DLTC Intelligence in behandeling genomen.

AM meldingen (Assistance Mutuelle/wederzijds bijstandsverzoek)

AM meldingen vanuit andere lidstaten worden door AFCOS ontvangen en altijd opgepakt. In voorkomend geval wordt door team AFCOS, eventueel in samenspraak met de DLTC-dossierhouder IER, een profiel geplaatst in DOU-IT.