Ga direct naar de inhoud Ga direct naar de footer

5 Controlecertificaat COI

5.1 Eisen aan het COI

Aan het COI zijn eisen gesteld. Deze kunt u vinden in Verordening 2021/2306 en 2021/2307.

COI’s mogen alleen met Traces opgemaakt worden. Interne instructies voor het aanmelden en behandelen kunt u vinden op Connect People community Algemene Informatie Handhavingsgebieden VGEM.

5.1.1 Taal

Het COI kan via de instellingen in Traces in het Nederlands op het scherm gezet worden. Ga hiervoor naar het scrollmenu rechtsboven in beeld.

5.1.2 Geldigheidsduur

Het COI heeft een onbeperkte geldigheidsduur.

5.1.3 Invullen van diverse vakken

In de verordeningen Vo 2021/2306 en Vo 2021/2307 staan invulinstructies voor het COI in Traces.

Diverse ingevulde vakken worden door het systeem op juistheid gecontroleerd. Het volgnummer van het COI wordt automatisch toegekend.

De instantie die het COI heeft afgegeven, heeft in vak 2 verklaard dat de in het COI vermelde goederen op biologische wijze zijn geproduceerd.

Het systeem geeft elektronisch een stempel en de handtekening van deze instantie af. De instanties die aangemeld zijn voor Traces zijn via Brussel geautoriseerd en dus altijd juist als de vermelding ‘geldig’ achter het bedrijf of de instantie staat. Staat er een andere vermelding, zoals bijvoorbeeld ‘geschorst’, neem dan contact op met Skal.

Als de uitslag van de vereiste D-controle en de eventuele O en/of M-controle conform is, viseert Skal vak 30 van het COI.

5.2 Indienen COI bij aangifte voor het brengen in het vrije verkeer

Bij de invoer van biologische producten uit derde landen moet de belanghebbende het COI, of een e-uittreksel hiervan, in Traces aangemaakt hebben. Bij de aangifte voor ‘het brengen in het vrije verkeer’ (Verordening 2018/848) moet een door Skal in vak 30 geviseerde COI overgelegd worden. Dat geldt voor:

  • aangiften in
    DMS
  • bij in het vrije verkeer brengen met een vereenvoudigde aangifte (IIAA) zoals bedoeld in art. 182 DWU
    via DMS

Een vooraf-aangifte of een onvolledige aangifte waarvan de reden is dat het COI of het uittreksel later wordt overgelegd, is niet toegestaan.

5.3 Indienen COI via systeem In het vrije verkeer brengen met bescheidcode C644

Voor importeurs is het van groot belang dat de douaneambtenaar, bij de afwerking van de aangifte voor het brengen in het vrije verkeer van biologische producten, controleert of het COI of het uittreksel op de juiste wijze is behandeld. Pas daarna kan de zending in DMS vrijgegeven worden. Doet de importeur cq indiener dit niet, dan wordt de zending in het vervolgtraject niet meer als biologisch aangemerkt.

Dit soort zendingen moet worden uitgesloten van selectie voor het witte kanaal door het Douane systeem DMS invoer (= administratieve afwerking van de aangifte).

Om een zending biologische producten als zodanig te kunnen herkennen, is een ‘trigger’ nodig. Normaliter wordt hiervoor een GN-code gebruikt.

De GN-code kan hier niet als ‘trigger’ dienen omdat er voor biologisch geproduceerde producten geen aparte GN-codes zijn vastgesteld én omdat het voor zeer vele goederencodes mogelijk is om de betreffende goederen zowel op biologische als conventionele/gangbare wijze te produceren.

De belanghebbende van biologische producten moet in ‘gegevenselement 12.03-02’ (DMS ) van de aangifte voor het brengen in het vrije verkeer, bescheidcode C644 ‘COI biologisch geproduceerde producten’ vermelden. Zo weet DMS dat deze aangifte voor het brengen in het vrije verkeer betrekking heeft op een zending biologische producten. DMS selecteert deze aangifte nu automatisch voor verdere behandeling door de controlerend ambtenaar.

Daarnaast is er een Y-code, Y929. Met deze Y-code wordt aangegeven dat de goederen niet biologisch zijn. Deze wordt bij DMS als gegevenselement 12.04-02 ingevuld. Als na vrijgave van zo’n zending toch een COI wordt overgelegd moet deze als niet-biologisch/gangbaar geviseerd worden.

Let op!  Let op!

Sommige goederen zijn wel biologisch, maar hiervoor wordt geen keuze gegeven in DTV om C644 of Y929 in te vullen. Mocht een importeur of zijn vertegenwoordiger hier een melding over maken, verwijs ze dan naar Skal.

5.4 Bijzonderheden die van toepassing kunnen zijn bij een COI

5.4.1 Onvindbare COI in Traces

De te behandelen COI’s moeten te vinden zijn in Traces. In het geval dat dit niet lukt kan de volgende situatie van toepassing zijn, bij vak 10 van het COI:

  • plaats van binnenkomst is een grenscontrolepost buiten Nederland
  • land van inklaring is anders dan Nederland

Dit kan niet worden aangepast door de Douane. De exploitant kan dit zelf aanpassen vóór de aankomst van de zending aan de grenscontrolepost of aan het punt van vrijgave voor het vrije verkeer, afhankelijk van het geval.

Een COI kan ook in een ander Unieland al geviseerd zijn. De indiener kan een in vak 30 geviseerd COI in pdf voor een zending overleggen. Deze goederen mogen dan als biologisch worden vrijgegeven voor het vrije verkeer.

5.4.2 Wijzigingen aanbrengen in het COI

Het controleorgaan in het land waar het COI is afgegeven kan de vakken 13, 14, 15, 16 en 17 aanpassen tot 10 dagen na het viseren van die CB in vak 18. De Douane kan geen wijzigingen aanbrengen in het COI.
In vak 24 kan met een vinkje aangegeven worden dat de zending gesplitst gaat worden. In sommige gevallen is in vak 19 geen ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’ opgegeven. Dit is niet verplicht. Het kan zijn dat de voor de zending verantwoordelijk exploitant dezelfde is als de eerst geadresseerde. Bij het maken van uittreksels is het echter altijd nodig, zodat de aangever of de entrepothouder als ‘voor de zending verantwoordelijke exploitant’ in Traces kan werken om de uittreksels af te geven.

Als u ziet dat de aantallen en het gewicht in het COI veel hoger zijn dan in de douaneaangifte, dan zal het COI waarschijnlijk voor uitlevering in gedeelten dienen. Na het viseren in vak 30 kan dit niet meer aangepast worden. De indiener cq importeur zal dus goed op moeten letten.

Het kan zijn dat na het viseren door de afgevende instantie een importeur of eerst geadresseerde geschorst wordt. Dit wordt direct verwerkt in Traces. Bij de importeur of geadresseerde staat dan het woord ‘geschorst’. Handel deze COI niet af! Neem direct contact op met Skal.