9 Proces klantmanagement en werkzaamheden

9.1 Initieel onderzoek en douane vergunning afgifte bij gefluoreerde broeikasgassen

Indien er in het goederenpakket van een vergunning aanvrager goederen bevinden die onder de gefluoreerde broeikasgassen wetgeving vallen is het zaak om te oordelen of de aanvrager voldoende waarborgen heeft voor de nakoming van de verplichtingen. Deze verplichtingen zijn deels rechtstreeks aan de douane opgelegd vanuit de verordening zoals bijvoorbeeld het niet vrij geven van gefluoreerde broeikasgassen en goederen als niet eerst gecontroleerd is dat er een vergunning is. Daarnaast zijn er quota van toepassing bij het in de handel brengen van gefluoreerde broeikasgassen en goederen met gefluoreerde broeikasgassen.

9.1.1 Vergunning vereenvoudigde aangifte

Geen mogelijkheid om hoeveelheden of gewichten later aan te vullen
Er kan een op grond van in artikel 166 lid 1 DWU juncto artikel 162 DWU een vereenvoudigde aangifte door de douane worden vergund waarin een aangever later pas de hoeveelheid en/of gewichten doorgeeft.
 
Deze modaliteit is NIET mogelijk voor vergunningen met betrekking tot gefluoreerde broeikasgassen en  goederen waar  gefluoreerde broeikasgassen inzitten in het vrije verkeer te brengen. De aangever MOET in het bezit zijn de juiste hoeveelheden en gewichten bij aanvaarding. Dit heeft te maken dat er aan het in de handel brengen quota zijn gebonden.
 
Je mag deze modaliteit niet toestaan voor gefluoreerde broeikasgassen en goederen met gefluoreerde broeikasgassen. Op de goederen rust een beperking en mogen niet worden vrijgegeven als niet aan alle voorwaarden is voldaan (artikel 194 DWU).

Geen mogelijkheid om bewijs later te overleggen
Bij het afgeven van de vergunning voor vereenvoudigde aangifte waarbij de aangever ook gefluoreerde broeikasgassen  of goederen met gefluoreerde broeikasgassen onder de regeling wil aangeven moet het volgende in acht genomen worden.
Er bestaat in artikel 166 lid 1 DWU juncto artikel 163 DWU de mogelijkheid om bewijsstukken  weg te laten op moment van plaatsen. Deze zijn dan nog niet in bezit van de aangever.
 
Deze modaliteit is NIET mogelijk voor vergunningen met betrekking tot gefluoreerde broeikasgassen en  goederen waar  gefluoreerde broeikasgassen inzitten. De aangever MOET in het bezit zijn van zijn registratie (vergunning) bij aanvaarding. Je mag deze modaliteit niet toestaan voor gefluoreerde broeikasgassen en goederen met gefluoreerde broeikasgassen. Op de goederen rust een beperking en mogen niet worden vrijgegeven als niet aan alle voorwaarden is voldaan (artikel 194 DWU).

9.1.2 Vergunning afgifte IIAA

Bij de afgifte van vergunningen inschrijving in de administratie van de aangever de aangever een aanbrengbericht insturen. Volgens de bijlage B van GvO en UvO DWU hoeft hier geen bewijsstuk (GE 12.03) of aanvullende referentie (GE 12.04) worden meegestuurd.

Nationaal is echter bepaald in bijlage VIa van de Adr dat de aanbrengberichten voor de regeling IIAA wel deze gegevenselementen moeten bevatten. Hier dient extra aandacht op gevestigd te worden bij het afgeven van de vergunning indien er gefluoreerde broeikasgassen en goederen met gefluoreerde broeikasgassen onder de regeling zouden worden geplaatst. Reden hiervoor is dat de douane dan nog de kans heeft om controles uit te kunnen voeren.

Ook bij de IIAA geld dat het NIET mogelijk is om vereenvoudiging te verkrijgen voor het indienen van de vergunning F gas. De vergunningen (dus registratie in het F gas portaal) met betrekking tot gefluoreerde broeikasgassen goederen MOET de aangever hebben op het moment van inschrijving in zijn administratie.

9.1.3 Vergunning afgifte Actieve veredeling

Bij afgifte vergunning AV bestaat de mogelijkheid van fictie van in het vrije verkeer brengen bij overschrijden van de aanzuiveringstermijn. artikel 170 lid 1 GVo.DWU geeft de mogelijkheid op verzoek van de vergunninghouder bij het verstrijken aanzuiveringstermijn AV, de fictie van het in het vrije verkeer brengen toe te passen.

Deze modaliteit is NIET toegestaan bij goederen zoals gefluoreerde broeikasgas of die dat bevatten omdat hier een verbod of beperking op rust zoals is uitgesloten in artikel 170 lid 2 GvO.DWU.

De vergunninghouder is verplicht om de normale aangifteprocedure van artikel 158 DWU te gebruiken. De reden hiervoor is dat de goederen nog fysiek gecontroleerd moeten kunnen worden en dat er nog een quotum van toepassing is bij het in het vrije verkeer brengen. Het quotum wordt door DMS via CERTEX afgeschreven in het achterliggende F-gas portaal.

9.3 Administratieve controle aanwijzingen

9.3.1 (Risicovinding)CNI

Let bij het uitvoeren van een CNI vooral op wijzigingen van GN-codes. Bepaal altijd of er mogelijk andere of nieuwe VGEM-maatregelen van toepassing zouden kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld met DTV waarin bij de GN-code de mogelijke VGEM maatregelen vaak genoemd zijn.

Indien het reeds goederen met gefluoreerde broeikasgassen zijn let dan vooral op wijzigingen van hoeveelheden en wijzigingen van de gebruikte F gas. Die kunnen invloed hebben op achterliggende vergunning- en quotasysteem. Daarin worden de hoeveelheden afgeschreven en gerapporteerd aan de EU.
Gefluoreerde broeikasgassen mogen soms alleen worden ingevoerd voor een bepaald gebruik dat is vrijgesteld (zie hoofdstuk 6 met de mogelijkheden). Let op aanwijzingen of die bestemming niet anders is. Dit kan bijvoorbeeld door naar de afnemers te kijken. Het type vrijstelling waarop de aangever zich beroept kunt u herleiden vanuit GE 12.04 in de aangifte. Hierin zijn Y codes gebruikt die een bepaalde vrijstelling claimen.
 
Let vooral op het gebruik van Y160 of dit terecht is toegepast. Y160 staat voor de verklaring dat het andere goederen betreft dan die welke onder de toepasselijke bepalingen van Verordening (EU) 2024/573 vallen. Indien de stof of vulling van het apparaat een F gas bevat die is opgenomen in de bijlage van de Verordening valt de stof of het apparaat onder de verordening.

Zie voor het gebruik van nog meer coderingen hoofdstuk 7.4 van dit voorschrift.
 
Naast het controleren op de vrijstellingen kunnen er ook aanwijzingen zijn dat er onregelmatigheden zijn op het gebied van overdracht van quota. Meerdere importeurs op aangiften met zelfde vestigingsadres of afleveradres zou kunnen wijzen op illegale handel/verschuiving van toegestane quota gefluoreerde broeikasgassen. Quota mogen in principe maar een keer worden overgedragen. Mochten er onduidelijkheden op gebied van quota zijn kan via de vraagbaak contact opgenomen worden met de ILT.
 
Onregelmatigheden in gebruik van de codes in GE 12.04 dienen altijd gemeld te worden via DOU-IT.
 
Mocht je specifieke vragen hebben of goederen wel of niet onder de verordening vallen kunt u altijd een vraagbaak afval- en milieugevaarlijke stoffen raadplegen. Mochten die er niet uit komen kunt u een beroep doen op de vaco VGEM vanuit de KIS structuur.

9.3.2 Entrepotcontroles

Let op bij entrepotcontroles dat meer- of minderbevindingen mogelijk gevolgen hebben voor achterliggende F gas-quota. Meld deze zoals hieronder is aangegeven bij onregelmatigheden KM.

9.3.3 Onregelmatigheden KM

Indien medewerkers vanuit een CNI of entrepotcontrole of op enig andere wijze in hun werk een aangifte controleren en correcties hebben dienen zij het volgende te controleren:
Is er bij de correctie sprake van goederen waarvoor een aangifte is gedaan die van invloed kan zijn op achterliggende systemen via CERTEX?
Zo ja, dan dient een signaal in DOU-IT te worden gemaakt. (zie hoofdstuk 9.3.4 van dit voorschrift). Het kan zijn dat bij:
Het wijzigen van Een GN code er sprake is dat de gewijzigde code een VGEM aspect gaat spelen of,
Het wijzigen van hoeveelheden hetgeen invloed kan hebben op quota of vergunningen,
Het (foutief) gebruik van Y codes voor de vrijstellingen voor F-gas goederen.
 
De lijst is niet limitatief, er kunnen ook nog overige fouten zijn die van invloed kunnen zijn op de achterliggende vergunning.
Mocht er mogelijk invloed zijn op de vergunde goederen of hoeveelheden die moeten worden afgeschreven dan is het van belang om dit te melden, ook al heeft dit fiscaal misschien geen gevolgen.
Dit is altijd van toepassing bij andere GN code of afwijkende hoeveelheden die een GN code raakt waarop gefluoreerde broeikasgassen van toepassing zijn!
Maak in deze gevallen ALTIJD een DOU-IT signaal op!

9.3.4 Meldingen DOU-IT

Signalen vanuit KM die voor VGEM-aspecten van belang zijn worden via de normale procedure gemeld in DOU-IT. De melding zal door het aangeven van het betreffende VGEM-onderwerp terecht komen bij de risicoanalisten van het betreffende dossier bij DLTC. Zij hebben ook regelmatig contact met de handhavingspartners en zijn voldoende ter zake kundig om de melding verder te zetten in de juiste kanalen. Tevens kunnen zij de informatie gebruiken bij hun risicoanalyses. Een instructie voor een melding met betrekking tot gefluoreerde broeikasgassen is gegeven in hoofdstuk 15 bijlage Melding DOU-IT.

9.4 Controle op correcties door team terugbetaling, bezwaar en beroep

Signalen vanuit teams terugbetaling, bezwaar en beroep die voor VGEM-aspecten van belang zijn worden via de normale procedure gemeld in DOU-IT. De melding zal door het aangeven van het betreffende VGEM-onderwerp terecht komen bij de risicoanalisten van het betreffende dossier bij DLTC. Zij hebben ook contact met de handhavingspartners om de melding verder te zetten. Tevens kunnen zij de informatie gebruiken bij hun risicoanalyses. Een instructie voor een melding met betrekking tot gefluoreerde broeikasgassen is gegeven in hoofdstuk 15 bijlage Melding DOU-IT.

9.5 Handreiking voor het Nationale helpdesk Douane (NHD) en Douane Contact Centrum (DCC)

Aangevers en marktdeelnemers kunnen als zij vragen hebben de NHD of het DCC benaderen. De veelvoud aan mogelijke vragen kunnen niet geheel ondervangen zijn in dit voorschrift. Over IT technische problemen benaderen de indieners of aangevers vaak de NHD. Dit kan gaan als de aangifte bijvoorbeeld niet aanvaard wordt. Andere vragen worden vaak gesteld via het DCC.

Gebruik coderingen bij een aangifte
Binnen het gebied van gefluoreerde broeikasgassen is een zeer uitgebreid stelsel van coderingen voor de maatregel van toepassing. Dit kan reden zijn voor vragen met betrekking tot het gebruik ervan alsmede dat door foutieve invoer van de coderingen er foutmeldingen ontstaan en DMS de aangifte niet aanvaard.

Om de problematiek duidelijk te maken werken we even met een voorbeeld van een vrieskist gevuld met fluorkoolwaterstoffen (HFK’s). HFK’s kunnen onder Ozonverordening vallen of onder de Verordening. Vandaar dat u regelmatig beide maatregelen terug ziet komen.
Deze maatregelen kunnen voor problemen zorgen.

Het gebruik van coderingen kan ook voor bedrijven andere vragen oproepen hoe deze in te vullen of te interpreteren.
 
Daarnaast kan het een probleem zijn dat de aangifte niet aanvaard wordt omdat de pre validatie door DMS via CERTEX een negatieve uitkomst geeft. In principe zien we als Douane deze aangiften niet. Maar een aangever kan wel vragen stellen als die zelf niet begrijpt waarom de aangifte niet aanvaard wordt. Dit kan te maken hebben met schrijffouten of waarden die niet overeenkomen met de vergunning. Denk hierbij aan een indiener die als importeur genoemd staat maar zelf geen registratie in het F-gas portaal heeft, of een GN code die niet overeenkomt met achterliggende registratie.

Vallen de goederen onder de verordening
Het is het voor te stellen dat bedrijven niet precies de goederen kunnen indelen onder de Verordening genoemde stoffen. Dit moet echter in de beschrijving van de producten staan aangegeven. Ook is er bijna altijd een etiketteringsverplichting voor de goederen waarin aangegeven moet worden welke koelmiddelen of stoffen het betreft. Via open bronnen op het internet kan de aangever dan opzoeken of een stof eronder valt of niet.
 
Voorbeeld: Vaak worden koelmiddelen aangeduid met een R nummer zoals R 513a. R513a vind je niet terug in de verordening. Op internet kun je de samenstelling achterhalen of met behulp van de vraagbaak.
De samenstelling van R513A, bestaande uit 44% R134a en 56% R1234YF. Deze stoffen zijn respectievelijk opgenomen in de verordening in bijlage I en II. Daarmee valt R513a onder de verordening als zijnde een mengsel.
 
Overige vragen
Vragen ten aanzien van technische indelingen, specifieke verzoeken, regelingen of vergunningen moeten worden doorverwezen naar de ILT.
Vragen ten aanzien van het invullen van de aangifte kunnen via DCC worden gesteld. Mochten vragen dermate lastig en/of complex zijn kan DCC zich wenden tot de vaco VGEM van betreffende dienstonderdeel. Die kan beoordelen waar de vraag behoort te liggen dan wel zelfstandig via DCC antwoord geven.
 
Laboratorium
Hoewel het laboratorium in staat is om over de stoffen uitspraken te doen onthoudt de douane zich van adviezen of beantwoording van vragen over indeling anders dan voor fiscale doeleinden en niet voor gefluoreerde broeikasgassen. De bevoegdheid ligt wat dat betreft bij de ILT.
 
Het laboratorium heeft geen taak in de uitvoering van de werkzaamheden bij gefluoreerde broeikasgassen.