6 Bijlage 2. Activiteitenoverzicht voor controles en verificaties namens de Europese Commissie in Nederland

Deze bijlage geeft schematisch de activiteiten weer die tijdens controles en verificaties ter plaatse moeten worden uitgevoerd. Daarbij zijn de volgende fases onderscheiden:

• voorbereiding van de controle;
  
• uitvoering van de controle;
  
• evaluatie en afhandeling van de controle;
  
• afronding van de controle.
  

6.1 Voorbereiding van de controle

In de volgende tabel vindt u de activiteiten die tijdens de voorbereiding van de controle moeten worden uitgevoerd.

Stap	Paragraaf	Activiteit	Verantwoordelijke
1.	4.2.1	Bepalen of de kennisgeving van OLAF voldoet aan de gestelde eisen	DIC
2.	4.2.1	Contact opnemen met OLAF als de kennisgeving niet voldoet aan de gestelde eisen	DIC
3.	4.2.2	Beoordelen welk departement bevoegd is om de controle te begeleiden	DIC
4.	4.2.2	Eventueel inwinnen van meer informatie bij OLAF om het bevoegde departement vast te stellen	DIC
5.	4.2.2	Contact opnemen met en doorsturen van de kennisgeving aan de contactpersoon van een ander bevoegd departement	DIC
6.	4.2.2	OLAF van het doorsturen van de kennisgeving schriftelijk op de hoogte brengen, onder vermelding van de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon van het bevoegde departement	DIC
7.	4.2.2	Beslissen over een verzoek tot het verlenen van bijstand van het Ministerie van Financiën aan een ander departement	DIC
8.	4.2.2	Contactpersoon van een ander departement op de hoogte brengen van de beslissing op het verzoek tot het verlenen van bijstand aan dit departement	DIC
9.	4.2.2	Ontvangst van de kennisgeving met daarin voor het Ministerie van Financiën bestemde controles schriftelijk (onder vermelding van naam en telefoonnummer van de contactpersoon van het DIC) aan OLAF bevestigen	DIC
10.	4.2.2	Dossier aanleggen van de ondernomen acties	DIC
11.	4.2.2	Dossier naar ander departement doorsturen als de controle voor een ander departement bestemd is	DIC
12.	4.2.3	Bepalen, aan de hand van de Uitvoeringsregeling Belastingdienst, in welk douanedistrict het te controleren bedrijf zich bevindt	DIC
13.	4.2.3	Plaatsvervangend hoofd van de eenheid informeren over de voorgenomen controle, waarbij aandacht wordt besteed aan het draaiboek, de logistiek en de eventuele kosten van het bezoek	DIC
14.	4.2.3	Doorgeven aan het DIC: onder welke douanepost en/of -team het te controleren bedrijf valt; wie vanuit het district aan de controle zal deelnemen; of het te controleren bedrijf al in een controle- of opsporingsonderzoek is/wordt betrokken; eventueel vermeldenswaardige zaken over het te controleren bedrijf.	Plaatsvervangend hoofd van de eenheid
15.	4.2.3	In overleg met OLAF bepalen of de controle doorgaat	DIC
16.	4.2	Regelen van het vervoer naar de controlelocaties, lunches et cetera	Plaatsvervangend hoofd van de eenheid
17.	4.2.4	Maken van een programma voor de controle, met daarin: plaats van de controle; aanvangstijdstip van de controle; routebeschrijving naar de plaats van de controle; datum en tijdstip van het evaluerend gesprek met de personen die aan de controle hebben meegewerkt.	DIC
18.	4.2.4	programma van de controle toesturen aan OLAF; in het begeleidende schrijven aangeven dat de voertaal van de controle het Nederlands is en dat OLAF zelf moet zorgen voor eventuele tolken.	DIC
19.	4.2.4	Zorgen voor de tolken als dat nodig is	OLAF
20.	4.2.4	Toesturen van het programma van de controle aan alle overige deelnemers aan de controle	DIC
21.	4.2.4	organiseren van een briefing voor de deelnemers aan de controle; bespreken van het programma van de controle; aangeven van eventuele knelpunten; eventueel specifieke instructies geven.	DIC
22.	4.2.5	Organiseren van een voorbespreking met OLAF en alle deelnemers aan de controle	DIC
23.	4.2.5	doornemen en eventueel aanpassen van het programma van de controle; vragen naar de machtiging aan de controleurs van OLAF; bespreken van de mogelijkheid van sfeerovergang met OLAF en de daaraan verbonden consequenties.	DIC
24.	4.2.5	Een verslag maken van de voorbespreking met OLAF en aan alle betrokkenen toesturen	DIC
25.	4.2.5	Organiseren van een inleidende bespreking	DIC
26.	4.2.6	Het te controleren bedrijf schriftelijk in kennis stellen van de controle	OLAF

6.2 Uitvoering van de controle

In de volgende tabel vindt u de activiteiten die tijdens de uitvoering van de controle moeten worden uitgevoerd.

Stap	Paragraaf	Activiteit	Verantwoordelijke
1.	4.3	Deelnemen aan de controle	DIC en nationale controleur
2.	4.3	Toestemming verlenen voor het bijwonen van de controle door gedetacheerde deskundigen	DIC in samenwerking met het plaatsvervangend hoofd van de eenheid
3.	4.3.1	Tijdens inleidend gesprek een verslag maken van de wijzigingen ten opzichte van de voorbespreking	DIC
4.	4.3.2	Leiding van de controle	OLAF
5.	4.3.3	In acht nemen van nationale procedureregels en bevoegdheden tijdens de controle	Alle betrokkenen
6.	4.3.4	Contact opnemen met de boete-fraudecoördinator als tijdens de controle een redelijk vermoeden van enig strafbaar feit ontstaat	Nationale controleur
7.	4.3.4	Beslissen of de controle doorgang zal vinden	Boete-fraudecoördinator
8.	4.3.3	Aanleggen van een schaduwdossier	Nationale controleur

6.3 Evaluatie en afhandeling van de controle

In de volgende tabel vindt u de activiteiten die tijdens de evaluatie en afhandeling van de controle moeten worden uitgevoerd.

Stap	Paragraaf	Activiteit	Verantwoordelijke
1.	4.4.1	Maken van een verslag van de controle	Nationale controleur
2.	4.4.1	Een kopie van het verslag van de controle toesturen aan het DIC	Nationale controleur
3.	4.4.1	Het DIC in kennis stellen van alle (vermoedens van) onregelmatigheden	OLAF
4.	4.4.2	Opstellen van een verslag over de geconstateerde feiten	OLAF
5.	4.4.2	Informeren naar onduidelijkheden in het verslag	DIC
6.	4.4.3	Organiseren van een evaluatie van de controle met OLAF	DIC
7.	4.4.3	Bijwonen van de evaluatie	DIC en nationale controleur
8.	4.4.4	Ondertekenen van het controleverslag	Nationalecontroleur
9.	4.4.4	Vastleggen van het weigeren van de ondertekening van het controleverslag in het dossier	DIC
10.	4.4.5	Het gecontroleerde bedrijf in kennis stellen van de uitslag van de controle	OLAF

6.4 Afronding van de controle

In de volgende tabel vindt u de activiteiten die tijdens de afronding van de controle moeten worden uitgevoerd

Stap	Paragraaf	Activiteit	Verantwoordelijke
1.	4.5.1	Nasturen van informatie aan OLAF	DIC
2.	4.5.2	Aan het DIC toesturen van het syntheserapport	OLAF
3.	4.5.2	Doorsturen van een kopie van het syntheserapport aan het plaatsvervangend hoofd van de eenheid	DIC
4.	4.5.2	Treffen van de nodige maatregelen op basis van het verslag van de nationale controleur	Nationale controleur
5.	4.5.2	maken van opmerkingen naar aanleiding van het verslag van OLAF; toesturen van opmerkingen aan het DIC.	Nationale controleur
6.	4.5.2	Doorsturen opmerkingen van de nationale controleur aan OLAF	DIC
7.	4.5.3	Vervolmaken en archiveren van het dossier van de controle	DIC
8.	4.5.4	vervaardigen van voorstellen voor aanpassing van regelgeving en/of beleid; voorstel door tussenkomst plaatsvervangend hoofd van de eenheid toesturen aan de Directeur Douane;	Nationale controleur