3 Excise Movement and Control System (EMCS)

3.1 Algemeen

Het EMCS is een systeem waarmee het overbrengen van accijnsgoederen plaats vindt met een elektronisch administratief document (e-AD). Dit document wordt als bericht via EMCS verzonden naar de lidstaat van bestemming.

In het e-AD staan gegevens over de verzender, de goederen, het vervoermiddel waarmee de goederen worden overgebracht en de geadresseerde. De ARC is het unieke nummer dat het EMCS aan het e-AD heeft toegekend en waaronder het e-AD in het EMCS is geregistreerd. Het daadwerkelijke vervoer van de accijnsgoederen moet vergezeld gaan van een gedrukt exemplaar van het e-AD of een ander handelsdocument met daarop de unieke administratieve referentiecode (het ARC nummer). In punt 2 van bijlage II van Verordening (EG) 684/2009 staat de opbouw van de ARC.

Het System for the Exchange of Excise Data (SEED - zie paragraaf 3.3.) is een onderdeel van EMCS. EMCS controleert automatisch of een vergunninghouder in SEED is geregistreerd.

Verwacht wordt dat het te zijner tijd ook mogelijk moet worden om via EMCS een goederenzending te splitsen naar meerdere bestemmingen en dat het Early Warning System Excise (EWSE - zie hoofdstuk 4) en het Movement Verification Document (MVD - zie hoofdstuk 5)) ook in EMCS wordt opgenomen.

Globale werking van EMCS

Het EMCS werkt globaal als volgt:

• de verzender maakt een voorlopig elektronisch administratief document (e-AD), op en zendt dit naar EMCS
• EMCS valideert het voorlopig e-AD, kent een administratieve referentie code, afgekort ARC, toe en zendt een bericht van validatie naar de verzender
  • op hetzelfde moment zendt EMCS het e-AD naar de Douane van de lidstaat van bestemming
  • de Douane van de lidstaat van bestemming zendt het e-AD naar de geadresseerde;
• de accijnsgoederen worden met een gedrukte exemplaar van het eAD of handelsbescheid naar de geadresseerde vervoerd
• na aankomst van de goederen zendt de geadresseerde een bericht van ontvangst naar EMCS
• het EMCS valideert dit bericht en zendt het naar de Douane van de lidstaat van vertrek
• de Douane van de lidstaat van vertrek zendt het ontvangstbericht naar de verzender.

Meer informatie over het gebruik van het e-AD staat in het onderdeel 40.15.00 - Overbrengen en EMCS, van dit handboek.

3.2 System for the Exchange of Excise Data (SEED)

Op grond van artikel 22 van Verordening 2073/2004 zijn de lidstaten verplicht een elektronische gegevensbank te beheren. Daarvoor is in Europees verband het System for the Exchange of Excise Data (SEED) ontwikkeld. Dit systeem is een Europees bestand van alle ondernemers die een vergunning hebben om accijnsgoederen onder schorsing van accijns te mogen verzenden en/ of te ontvangen.

Alle lidstaten van de Europese Unie verzenden de door hen verleende vergunningen naar het centrale SEED-bestand en ontvangen vanuit dat bestand de door andere lidstaten verleende vergunningen. Iedere vergunninghouder of douanemedewerker in de EU kan dit bestand via SEED-Web raadplegen (zie paragraaf 3.4).
In SEED zijn alle vergunningen van AGP’s, belastingentrepots, geregistreerde geadresseerden en geregistreerde afzenders opgenomen.
De Nederlandse applicatie voor die uitwisseling van informatie is SEED-NL.

EMCS controleert automatisch of een vergunninghouder in SEED is geregistreerd. Is dat niet het geval dan wordt geen e-AD aangemaakt.

Het is voor iedereen mogelijk om via de met het vergunningnummer van een klant te controleren of deze vergunning geldig is en op welke producten deze vergunning van toepassing is.

3.2.1 Registers in het SEED

Het SEED bevat de volgende twee registers:

• erkende entrepothouders (AGP’s) of geregistreerde geadresseerden en geregistreerde afzenders;
• als belastingentrepot erkende plaatse.

Beide registers bevatten behalve namen en adressen de door de bevoegde autoriteiten verstrekte identificatienummers. Op grond van Europese afspraken bestaan alle identificatienummers uit 13 alfanumerieke posities, waarvan de eerste 2 posities worden gevormd door de betreffende landencode.

Register van erkende entrepothouders, geregistreerde geadresseerden of geregistreerde afzenders.

Het Europese register van erkende entrepothouders, geregistreerde geadresseerden of geregistreerde afzenders wordt vanuit Nederland gevuld met de vergunninghouders voor een AGP en voor de vergunningen een geregistreerd geadresseerde of geregistreerde afzender Deze vergunningen hebben een identificatienummer beginnend met NL, gevolgd door 11 numerieke posities die worden toegekend door het klantenteam dat de betreffende vergunning verleent.

Register van Belastingentrepot erkende plaatsen

Het Europese register van als belastingentrepot erkende plaatsen wordt vanuit Nederland gevuld met opslaglocaties behorende bij de vergunningen voor een AGP. Deze opslaglocaties hebben een identificatienummer beginnend met NLW, gevolgd door 10 numerieke posities die bij de registratie van de betreffende vergunning AGP door KIS automatisch worden toegekend.

3.2.2 Opvoeren van gegevens in KIS en SEED-NL

De Nederlandse gegevens worden vanuit SEED-NL aan het Europese SEED-bestand gestuurd. De vergunningen AGP, geregistreerd geadresseerde en geregistreerde afzender moeten zowel in SEED-NL als in KIS (Klantinformatiesysteem) worden opgevoerd.

3.2.3 Raadplegen SEED

Via SEED-Web kunnen de douanemedewerkers van de EU vaststellen of bepaalde bedrijven in het bezit zijn van een vergunning of vaststellen of de opgegeven locatie van een belastingentrepot, AGP, geregistreerd geadresseerde of geregistreerde afzender juist is aangegeven.

De gebruikershandleiding van SEED Web kan via de site ICT Gebruikersondersteuning als volgt worden geraadpleegd:

• Klik op Gebruikersondersteuning automatisering onder "Facilitair" op de startpagina van Belastingnet. Vervolgens op CICT gebruikersondersteuning. De startpagina van de site ICT Gebruikersondersteuning verschijnt.
• Klik op de S in het alfabet rechtsonder op die site en vervolgens op SEED. De documentatie bij SEED verschijnt.