5 Vereisten vertegenwoordiging

5.1 Inleiding

Om te mogen optreden als Douanevertegenwoordiger in de zin van artikel 5, lid 6 en artikel 18 DWU moet een bedrijf, op grond van artikel 1:10 Adw, voldoen aan de AEO-criteria van artikel 39, letters a tot en met d DWU. Besloten is om een nadere toelichting te geven op het AEO-criterium deugdelijke administratie (artikel 39, letter b, DWU), en met name de eisen die worden gesteld aan de administratie en de administratieve organisatie en interne beheersing (artikel 25, lid 1, onder a en f, UVo.DWU) van de douanevertegenwoordiger. Ook is er een nadere toelichting opgesteld voor het criterium praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties (artikel 39, letter d, DWU).

Voor de criteria compliance (artikel 39, letter a, DWU) en solvabiliteit (artikel 39, letter c, DWU is vooralsnog géén extra toelichting ontwikkeld.

De AEO-guidelines gelden onverkort, deze toelichting is een aanvulling daarop. Bij de toepassing van zowel de guidelines als deze toelichting moet steeds rekening worden gehouden met de aard en de omvang van het bedrijf en de bedrijfsactiviteiten.

5.2 Criterium deugdelijke administratie

Voor de toelichting op het criterium deugdelijke administratie (artikel 39, letter b, DWU) is de activiteit "het direct of indirect vertegenwoordigen", opgesplitst in 7 stappen:

1. Acceptatie opdrachtgever en/of vertegenwoordigde
   
2. Tot stand komen opdracht tot aangifte
   
3. Opmaken en indienen aangifte
   
4. Informatievoorziening aan de opdrachtgever/vertegenwoordigde
   
5. Archivering/administratie plicht
   
6. Interne controle op de kwaliteit van de aangifte/monitoring van het aangifteproces
   
7. Herstel en annulering
   

5.2.1 Acceptatie opdrachtgever en/of vertegenwoordigde

5.2.1.1 Verschil opdrachtgever/vertegenwoordigde

De markt van logistieke dienstverlening is vergelijkbaar met de bouw waarbij een hoofdaannemer (expediteur/logistiek dienstverlener), soms onderaannemers (bijv. vervoerder, opslaghouder en gespecialiseerde douane-expediteur) inhuurt om bepaalde werkzaamheden te verrichten. Hierdoor is de opdrachtgever tot het doen van aangifte niet altijd diegene die wordt vertegenwoordigd (veelal de aangever in juridische zin, bijv. de feitelijke importeur/exporteur van de goederen). Bij de expediteur met een breder dienstenpakket, de logistiek dienstverlener, is de opdrachtgever meestal ook de vertegenwoordigde. Gespecialiseerde douane-expediteurs krijgen een deel van hun opdrachten van logistiek dienstverleners. Ook de informatie die nodig is om de aangifte te kunnen doen, ontvangen zij dan van de logistiek dienstverleners. In deze gevallen wordt de logistiek dienstverlener meestal gemachtigd door de importeur/exporteur om als vertegenwoordiger op te treden. De douane-expediteur wordt als derde partij gemachtigd om ook als vertegenwoordiger namens de importeur/exporteur op te treden. Ook komt het voor dat de logistiek dienstverlener een douane-expediteur machtigt om de douane-aangiften voor haar te verzorgen.

5.2.1.2 Hoe screenen vertegenwoordigde/controleren machtiging

Bij een hoog niveau van beheersing van de activiteiten hoort ook het screenen van de vertegenwoordigde (importeur/exporteur). Als achteraf blijkt dat niet kan worden bewezen dat er vertegenwoordigingsbevoegdheid is verleend, dan wordt de vertegenwoordiger geacht in eigen naam en voor eigen rekening te handelen, en is er dus geen sprake van vertegenwoordiging (artikel19 DWU). Dit ongeacht of men de opdracht rechtstreeks van de importeur/exporteur krijgt of door tussenkomst van een logistiek dienstverlener.

Voor de eisen die aan de machtiging worden gesteld, zie Handboek Douane 2.00.00, 2.3.1.

Vaststellen of een bedrijf/persoon bestaat en of die partij ook is wie zij zegt dat ze is, kan gebeuren door het opvragen en “checken” van diverse gegevens van de vertegenwoordigde. De minimale gegevens zijn: EORI-nummer, BTW-nummer (of BTW-nummer van de algemeen of beperkt fiscaal vertegenwoordiger) en uittreksel Kamer van Koophandel (of een equivalent daarvan bij een buitenlandse vertegenwoordigde). Indien één van deze zaken niet aanwezig is of niet kan worden gecheckt, dienen andere middelen te worden gebruikt zoals informatie van kredietbeoordelaars, sociale media, website van het bedrijf, etc.

Het screenen op financiële aspecten, zoals kredietwaardigheid, is geen vereiste van de Douane maar kan wel van belang zijn voor de bedrijfsvoering van de vertegenwoordiger.

Van een vertegenwoordiger mag ook worden verwacht dat hij alert is op dubieuze of malafide transacties waarbij hij optreedt als vertegenwoordiger. Er moet bij het aannemen van nieuwe opdrachtgevers/vertegenwoordigden en nieuwe opdrachten awareness/bewustzijn voor dergelijke transacties zijn. De volgende factoren (géén limitatieve opsomming), zeker als er sprake is van een combinatie daarvan, kunnen aanleiding zijn voor twijfel over transacties:

• de website van de vertegenwoordigde; het ontbreken van een website, het importeren/exporteren van bedrijfsvreemde goederen (bijvoorbeeld elektronicahandel die daarnaast grote hoeveelheden textiel importeert, op de website worden alleen tv’s aangeboden terwijl er computerschermen worden geïmporteerd, etc.);
  
• het e-mailadres van de vertegenwoordigde; er worden (privé) e-mailadressen gebruikt die gratis en vluchtig kunnen worden gecreëerd (@gmail.com, @outlook.com, etc.);
  
• (buitenlandse) postbusadressen en/of opvallende bedrijfsconstructies; bijvoorbeeld een postbus adres in Zwitserland, een Ltd. op Jersey, etc.);
  
• gevestigd zijn in of zaken doen met bepaalde landen die bekend staan om fraude, corruptie, belastingontwijking, etc.;
  
• contante betaling van grote bedragen;
  
• handelen in goederen die bekend staan als fraudegevoelig;
  
• extreem lage waardes gezien het soort product.
  

De vertegenwoordiger moet hierop alert zijn en procedures hebben om dergelijke transacties intern te melden. Bij twijfel zal, om eventuele toekomstige problemen te voorkomen, diepgaander onderzoek moeten worden gedaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een (intake) gesprek of het opvragen van aanvullende informatie met betrekking tot de status van de opdrachtgever en/of de (voorgenomen) transacties, bijv. eigendomsbewijzen, contracten, catalogussen, testrapporten, etc.

5.2.1.3 Vastlegging gegevens vertegenwoordigde

Vastgelegd en bewaard moeten worden: de gegevens van de vertegenwoordigde, de machtiging en hoe deze zijn gescreend. Dit is vormvrij.

5.2.1.4 (her)Verificatie gegevens vertegenwoordigde

Periodiek moeten de gegevens/informatie van de (nog actieve) vertegenwoordigden worden gecontroleerd. Dit hoeft niet persé elk jaar voor alle vertegenwoordigden opnieuw. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om jaarlijks door middel van een steekproef een deel van het bestand opnieuw te bekijken. Ook zouden bij aanwijzingen dat de situatie is veranderd of bij het opnieuw aanbieden van een opdracht na lange inactiviteit, de gegevens opnieuw moeten worden geverifieerd.

5.2.1.5 Wanneer weigeren van een opdrachtgever/vertegenwoordigde

Een screening kan leiden tot het weigeren van een opdrachtgever/vertegenwoordigde. Binnen het bedrijf moet een procedure zijn die moet worden gevolgd als er twijfels zijn over de screening of de machtiging. Als er opdrachtgevers/vertegenwoordigden worden geweigerd moet dit worden vastgelegd.

5.2.2 Tot stand komen opdracht tot aangifte

5.2.2.1 Wanneer is sprake van een opdracht tot aangifte

In sommige gevallen wordt er een eenmalige machtiging afgegeven, er is dan ook sprake van een eenmalige opdracht tot aangifte. In andere gevallen wordt een machtiging voor een langere periode afgegeven of is er sprake van een doorlopende machtiging. Het verstrekken van de benodigde informatie over de zending door de opdrachtgever of vertegenwoordigde kan worden aangemerkt als de opdracht. Ook kunnen er specifieke afspraken tussen vertegenwoordiger en vertegenwoordigde worden gemaakt over de wijze waarop de opdracht tot aangifte wordt verstrekt. Als die afspraken zijn gemaakt dan moet dit worden vastgelegd, bijvoorbeeld in het contract. De opdracht tot aangifte, onafhankelijk van de manier waarop die wordt verstrekt, wordt ook vastgelegd door de douanevertegenwoordiger.

5.2.2.2 Informatie ten behoeve van het doen van aangifte

De douanevertegenwoordiger is aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangifte (artikel 15, lid 2, DWU). Daartoe moet de douanevertegenwoordiger de beschikking hebben over de informatie die nodig is om een juiste aangifte te doen. De vertegenwoordiger moet deze informatie ontvangen van de vertegenwoordigde (eventueel via de opdrachtgever). Als de informatie incompleet, of onduidelijk is, waardoor er géén juiste aangifte kan worden gedaan, moet er aanvullende informatie worden opgevraagd bij de vertegenwoordigde (eventueel via de opdrachtgever). Deze gevallen moeten (vormvrij) worden vastgelegd. Zonder de benodigde informatie moet de opdracht worden geweigerd.

Als de vertegenwoordigde (eventueel via de opdrachtgever) weet welke informatie dient te worden aangeleverd, kunnen mogelijke fouten worden voorkomen. Als de informatie er tijdig is, verlaagt dit de tijdsdruk in het aangifteproces. Ook voorkomt dit fouten.

Het verstrekken van de juiste informatie door de vertegenwoordigde (eventueel via de opdrachtgever) kan door interne procedures worden bevorderd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van:

• een (digitaal) opdrachtformulier; dit formulier kan dienen voor de externe klant of een interne klant bij de logistieke dienstverleners;
  
• directe (automatische) gegevensuitwisseling tussen opdrachtgever/vertegenwoordigde en vertegenwoordiger (indien mogelijk);
  
• het hebben van aparte “order intake” (beoordeling van de aangeleverde informatie voordat deze het aangifteproces ingaat);
  
• het voeren van intake gesprekken met de opdrachtgever/vertegenwoordigde;
  
• het gebruik van zogenaamde scenario’s/sjablonen in de aangiftesoftware die vooraf worden ingericht.
  

5.2.2.3 Zijn er bepaalde verklaringen vereist

In douaneaangiften moeten steeds vaker “verklaringen” worden opgenomen. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan verklaringen dat de aangifte wel of niet betrekking heeft op dual use goederen, honden- of kattenbont, exotische dieren en planten, afval, goederen waarvoor een BTI is afgegeven, etc. De verklaring zal door de vertegenwoordigde zelf moeten worden gegeven. Indien de vertegenwoordigde zelf geen verklaring geeft, maar het wel relevant of vereist is, dan dient navraag te worden gedaan door de vertegenwoordiger. Medewerkers moeten kennis hebben van de problematiek. Ook moeten er procedures zijn voor wat betreft het al dan niet navragen en de acties die genomen worden bij twijfel over de verklaring door de vertegenwoordigde. Ook kan (indien mogelijk) bij het aannemen van de vertegenwoordigde (eventueel via de opdrachtgever) voorafgaand een verklaring afgegeven worden.

5.2.2.4 Wanneer wordt een opdracht geweigerd

Er kunnen opdrachten tot het doen van aangifte worden verstrekt waarvoor informatie ontbreekt waardoor géén juiste aangifte kan worden gedaan. Ook kan de opdracht als zodanig twijfel oproepen. In een dergelijke situatie zal navraag moeten worden gedaan. Als er géén aanvullende informatie wordt verschaft of de twijfel wordt niet weggenomen dan zal de opdracht moeten worden geweigerd. Deze gevallen moeten worden vastgelegd.

5.2.3 Opmaken en indienen aangifte

5.2.3.1 Hoe wordt gewaarborgd dat de aangifte juist, volledig en tijdig is?

Het voorkomen van fouten wordt voor een aanzienlijk deel bewerkstelligd door de twee voorafgaande onderdelen (acceptatie vertegenwoordigde (eventueel via de opdrachtgever) en totstandkoming opdracht tot aangifte). Daarnaast zijn onder meer voldoende kennis en ervaring van medewerkers, inclusief het op peil houden van de kennis en begeleiding van (nieuwe) medewerkers van belang (zie toelichting criterium praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties). Duidelijke werkinstructies en interne controle tijdens aangifteproces dragen ook bij.

5.2.3.1.1 Duidelijke werkinstructies

Het moet duidelijk zijn voor de medewerkers hoe te handelen als er twijfel bestaat over de betrouwbaarheid van een klant, de benodigde informatie niet beschikbaar is, er twijfel bestaat over de juistheid van de aangeleverde gegevens, welke informatie moet worden vastgelegd, hoe te handelen in bepaalde gevallen, etc. Daartoe moeten er werkinstructies zijn opgesteld.

5.2.3.1.2 Interne controle tijdens het aangifteproces

Ondanks alle maatregelen kunnen alsnog fouten worden gemaakt. Bijvoorbeeld (type)fouten door tijdsdruk. Daarom is het van belang dat maatregelen worden genomen om fouten te voorkomen, op te sporen en recht te zetten nog voordat de aangifte wordt ingediend.

Dit kan bijvoorbeeld door een of meer van de volgende maatregelen:

• Zelfcontrole: Het tonen van een “samenvatting” van de aangifte aan de declarant ter controle voordat de aangifte wordt verzonden;
  
• Het gebruik van zogenaamde scenario’s/sjablonen in de aangiftesoftware die vooraf worden ingericht; waardoor voor een groot deel de aangifte (geautomatiseerd) wordt ingevuld en menselijke fouten kunnen worden voorkomen;
  
• Ingebouwde “intelligentie” in de aangiftesoftware die onjuiste, onvolledige of onlogische gegevens weigert en/of daarover een melding geeft;
  
• Periodiek meekijken door een andere medewerker; met name nuttig bij onervaren medewerkers, medewerkers met hoog foutenpercentage en complexe en/of risicovolle aangiften.
  

5.2.3.1.3 Goede werking aangiftesoftware.

De douanevertegenwoordiger maakt gebruik van aangiftesoftware die wordt aangeschaft bij een betrouwbare software leverancier of bouwt de aangiftesoftware zelf (of laat die speciaal bouwen). Het is van belang dat niet blind wordt vertrouwd op een leverancier. Een douanevertegenwoordiger zal bij zijn softwareleverancier minimaal moeten nagaan hoe de leverancier kan garanderen dat de software juist werkt en up-to-date is. Dit kan door bijvoorbeeld vooraf de software te testen of klantreferenties op te vragen. Ook zal de leverancier moeten kunnen aantonen dat er naast de juiste IT-kennis ook douane-inhoudelijke kennis in zijn organisatie aanwezig is of op zijn minst wordt ingehuurd.

Is de software speciaal voor de douanevertegenwoordiger gebouwd (of door hem zelf gebouwd) dan zal de software vooraf uitgebreid moeten worden getest op de juiste werking. De software zal actueel moeten worden gehouden en er zullen in het kader van onderhoud regelmatig controles moeten worden uitgevoerd op de juiste werking.

5.2.3.1.4 Hoe wordt de status van de aangifte bewaakt

Douaneaangiften kennen verschillende statussen afhankelijk van het soort en type. De aangegeven regeling moet in veel gevallen binnen een bepaalde termijn zijn beëindigd of er moeten binnen een bepaalde termijn aanvullende gegevens en/of meldingen worden gedaan om de regeling te kunnen beëindigen.

Van een douanevertegenwoordiger wordt verwacht dat de statussen en termijnen proactief worden bewaakt, de vertegenwoordiger moet kunnen aantonen dat hij actie onderneemt naar de klant en/of de douane nog voordat termijnen zijn verstreken. De wijze waarop dit gebeurt kan verschillen per vertegenwoordiger.

5.2.4 Informatievoorziening aan de vertegenwoordigde

Under construction.

5.2.5 Dossiervorming en archivering/administratie plicht

Naast de financiële (handels) administratie zal de douanevertegenwoordiger een administratie bij moeten houden van zijn activiteiten als douanevertegenwoordiger. De vereisten aan de administratie zijn afhankelijk van de aard en omvang van het bedrijf en de bedrijfsactiviteiten. Van de in dit hoofdstuk beschreven werkzaamheden van de douanevertegenwoordiger moeten vastleggingen zijn, aangiftebescheiden moeten worden bewaard. Hoe dit gedaan wordt is vormvrij, maar de gegevens moeten wel goed toegankelijk zijn en blijven en het moet mogelijk zijn de vereiste informatie te verstrekken. De bewaarplicht van 7 jaar is ook voor deze administratie van toepassing. De algemene regels die er zijn voor digitalisering van bescheiden zijn ook voor de douanevertegenwoordiger van toepassing.

Een specifiek punt is het bewaren/archiveren van “originele” certificaten. Originele certificaten zijn documenten met een fysiek waarmerk, zoals een stempel, van een douaneorganisatie of andere organisaties zoals Kamers van koophandel. Van dergelijke documenten bestaat doorgaans slechts 1 exemplaar. Omdat een vertegenwoordiger handelt in naam en/of voor rekening van de vertegenwoordigde, is de laatste de eigenaar van de originele certificaten. De verantwoordelijkheid en het risico daarvoor ligt dan ook bij die partij (= meestal aangever=schuldenaar). De vertegenwoordiger moet ten tijde van het doen van de aangifte beschikken over het origineel. Na het doen van aangifte zal, conform artikel 15 DWU, binnen de eventueel vastgestelde termijnen in een passende vorm de certificaten moeten kunnen worden verstrekt, ook als het originele certificaat wordt teruggestuurd aan de vertegenwoordigde. De vertegenwoordiger bewaart altijd een kopie van het certificaat in zijn archief als het origineel teruggaat naar de vertegenwoordigde.

5.2.6 Interne controle en monitoring

5.2.6.1 Interne controle

De vertegenwoordiger moet een systeem van interne controles hebben gericht op zijn activiteiten. Deze controles moeten niet alleen gericht zijn op de kwaliteit van de aangiften (inhoudelijk), maar ook op de screening van klanten, aanvaarding van opdrachten, het opvolgen van procedures (procedureel) etc. De resultaten van de interne controles moeten regelmatig worden gemonitord. Hierdoor kan worden vastgesteld of het systeem werkt en naar aanleiding daarvan kunnen verbeter maatregelen worden genomen.

De interne controle op de kwaliteit van de aangiften zal bijvoorbeeld moeten zien op:

• de inhoud van de ingediende aangiften (niet alleen de heffingselementen, maar ook de andere ingevulde gegevens);
  
• de juistheid en volledigheid van de bij de aangifte ingediende bescheiden;
  
• het resultaat;
  
• de juiste toepassing van afgesproken procedures;
  
• de kwaliteit van het aangiftedossier, zijn de bevindingen in voldoende mate vastgelegd en toegankelijk.
  

Deze controles kunnen op verschillende manieren gebeuren. De controles kunnen op basis van steekproeven zijn of (risico)gericht.

Bij steekproeven worden periodiek (wekelijks of maandelijks) willekeurige aangiften opnieuw beoordeeld door een medewerker van de organisatie die voldoende kennisniveau heeft. De steekproef dient een representatief percentage te zijn van het totale aantal aangiften. Dit percentage is afhankelijk van de omvang van de organisatie en de activiteiten van de vertegenwoordiger. Een grotere vertegenwoordiger, met honderden of duizenden aangiften per maand, kan volstaan met een lager percentage (maar het moet een representatief aantal aangiften blijven). Bij een kleinere of beginnende vertegenwoordiger zal dit percentage juist hoger moeten liggen. De steekproefcontrole zal zoveel mogelijk door een andere medewerker moeten worden gedaan dan de medewerker die de aangifte heeft opgemaakt en ingediend. Bij een kleinere vertegenwoordiger, met slechts een of twee douanemedewerkers, kan dit veelal niet worden verwacht, maar die partij kan zich wel laten bijstaan door een externe adviseur/auditor.

De (risico)gerichte controles zijn controles op aangiften met een verhoogd risico op fiscale en andere gebieden. Hierbij kan worden gedacht aan aangiften voor risicovolle goederen, bestemmingen en/of herkomst of aangiften waarbij verboden of beperkingen gelden voor de goederen.

Van een douanevertegenwoordiger mag worden verwacht, afhankelijk van de omvang van de onderneming, de omvang van de activiteiten en het soort activiteiten, dat er een mix bestaat van steekproefcontroles en risicogerichte controles.

Bij controles op het resultaat van de aangiften moet worden gedacht aan het afdragen van de juiste heffingen en het tijdig en juist beëindigen van regelingen en statussen. De heffingen worden doorgaans maandelijks gecontroleerd door de vertegenwoordiger aan de hand van het zogenaamde OGA (overzicht gedane aangiften) en de daarbij behorende maandelijkse UTB ten behoeve van de betaling op het maandkrediet, die worden verstrekt door de Douane. Deze controle wordt doorgaans gedaan door de boekhoudafdeling van de vertegenwoordiger. Een dergelijke controle is voldoende maar wel het minimale.

5.2.6.2 Hoe worden controleresultaten vastgelegd

Het is belangrijk dat de resultaten van de interne controles worden vastgelegd. De manier waarop kan verschillen. Een mogelijkheid is een Excel overzicht van de gecontroleerde aangiften/procedures en de resultaten daarvan.

Als er naar aanleiding van de interne controles en de monitoring daarvan problemen worden geconstateerd moet de klantmanager en/of het BCP bij de Douane word(t)(en) geïnformeerd. Op onjuiste aangiften wordt altijd de benodigde actie ondernomen (zie paragraaf 5.2.7. Herstel en annulering). Daar waar het om fouten in de aangiften gaat moet, naast de herstelactie, dit ook worden gemeld aan de klantmanager en/of het BCP bij de Douane. Informeer hen ook over de maatregelen die worden genomen om dit in de toekomst te voorkomen.

5.2.6.3 Monitoring

De resultaten van de interne controles moeten periodiek worden geanalyseerd (monitoring) en naar aanleiding van die analyse moet zo nodig actie worden ondernomen. Het management van het bedrijf(sonderdeel) heeft hierin een belangrijke rol, zij is eindverantwoordelijk voor de koers van het bedrijf en diegene die uiteindelijk de beslissingen neemt. Het is wezenlijk dat zij onder meer stuurt op compliance (naleving van de wetgeving) en een kwalitatief goed aangifteproces.

Er zou bijvoorbeeld kunnen worden geanalyseerd of er meer fouten worden gemaakt door bepaalde medewerkers of een bepaald kantoor. Ook zou naar het aantal bevindingen in relatie tot het type klant kunnen worden gekeken (binnenlandse of buitenlandse klant; opdrachtgever is tevens vertegenwoordigde of opdracht niet rechtstreeks verkregen etc.). Ook analyse op basis van de goederensoort kan nuttig zijn. Acties naar aanleiding van de bevindingen kunnen bijvoorbeeld zijn: extra begeleiding van een medewerker, aanpassen procedures, aanvullende informatie vragen van bepaalde klanten, bespreking in het werkoverleg, aanpassing van de werkplek etc.

De aanpassingen naar aanleiding van de monitoring moeten inzichtelijk kunnen worden gemaakt aan de Douane, zodat zichtbaar wordt dat opvolging wordt gegeven aan de uitkomsten van de monitoring en dat het management erbij is betrokken.

5.2.7 Wijziging en ongeldig maken aangifte

Waar wordt gewerkt, worden fouten gemaakt. Dat kan overal gebeuren, het is wel belangrijk dat fouten zoveel mogelijk worden beperkt en dat acties worden ondernomen door het bedrijf om fouten in de toekomst te voorkomen. Fouten kunnen ook worden veroorzaakt door storingen van DMS e.d.

Waar fouten zijn gemaakt, worden verzoeken tot terugbetaling of bijbetaling gedaan. In sommige gevallen is het nog mogelijk om de aangifte ongeldig te maken of te wijzigen. Als bij de interne controle achteraf fouten worden geconstateerd, dan worden deze altijd gecorrigeerd. Het bedrijf moet procedures hebben door wie en wanneer deze correcties worden gedaan. Zowel in de vastlegging van de interne controle als in het betreffende aangiftedossier moet hierover informatie terug te vinden zijn. Afhankelijk van de situatie kan dit op papier of digitaal.

5.3 Criterium praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties

Door de douanevertegenwoordiger moet worden gewaarborgd dat er voldoende douanekennis beschikbaar is om juiste en volledige aangiften te kunnen doen. Dit geldt niet alleen voor het daadwerkelijk doen van de aangifte maar ook voor de klant- en opdrachtacceptatie en voor de uitvoering van de interne controles. Een douanevertegenwoordiger zal inzicht moeten hebben welke kennis en competenties binnen zijn organisaties, verdeeld over zijn activiteiten, nodig zijn en hoe dit is ingevuld.

Goede kennis van de heffingselementen is zonder meer een vereiste, maar ook kennis van de diverse formaliteiten en bijzondere regelingen is noodzakelijk. Medewerkers moeten worden gefaciliteerd om hun kennis actueel te houden. Nieuwe tariefmaatregelen, antidumpingheffingen, van belang zijnde nieuwe ontwikkelingen (bijvoorbeeld jurisprudentie) etc. worden ter kennis gebracht aan de medewerkers.

Het door de Europese Commissie in samenwerking met het bedrijfsleven opgestelde EU Customs Competency Framework for the Private Sector kan als richtlijn worden gebruikt voor de benodigde competenties.

Medewerkers moeten met hun vragen terecht kunnen bij meer ervaren medewerkers. Het is essentieel dat nieuwe medewerkers goed worden ingewerkt en om ervaring op te doen meelopen met verschillende collega’s.