6 Proces aangiftebehandeling en werkzaamheden

6.1 Aanmelden voor Traces

Om te controleren in Traces moet u een persoonlijke account aanmaken. Dit doet u volgens de instructie Login Guide Douane. Deze vindt u in Connect People onder de openbare community Algemene Informatie Handhavingsgebieden VGEM. U werkt altijd onder uw eigen naam in Traces. Daarnaast moet uw teamleider via IMS aangeven dat u in Traces als gebruiker gaat werken.

De belanghebbende moet in Traces een COI aangemaakt hebben als ze een zending biologische producten in het vrije verkeer van de EU willen brengen. Deze moet in vak 18 zijn geviseerd, voordat het schip of het vliegtuig het land van oorsprong of uitvoer heeft verlaten. Artikel 4 lid 1 Vo 2021/2306.

1. een COI opgemaakt op de ‘eerste geadresseerde’ of;
   
2. een uittreksel van het COI
   

6.2 Inleiding Behandeling COI

6.2.1 COI visering door Skal

Voordat de biologische zending in de Unie wordt vrijgegeven, is de importeur/belanghebbende verplicht om een voorafgaande kennisgeving te doen. In Nederland is dit in Traces via vak 20 van het COI geregeld. Bovendien moet voor zendingen die vallen onder een hoog risico zoals vermeld op de site van Skal of zendingen die vallen onder de lijst met Nationale risico’s, een importeur actief bij Skal melden dat een daaronder vallende zending binnengebracht gaat worden met het oogmerk om de zending vrij te maken voor het vrije verkeer van de Unie. Skal zoekt ook actief in Traces naar dit soort zendingen, maar de verplichting tot melden ligt bij de exploitant/belanghebbende.

• Skal stelt de importeur op de hoogte als deze zending door hen gecontroleerd gaat worden
• Skal geeft aan dat de goederen niet bij de douane aangegeven mogen worden voor vrijgave van het vrije verkeer vóórdat de keuring ‘conform’ is afgerond
• Skal vermeld in het ‘opmerkingenvak’ in vak 30 dat zij een controle gaat uitvoeren

• Skal viseert deze COI in vak 30 nadat de controles ‘conform’ zijn afgerond
  

De douaneaangifte wordt voor aanvaarding via CERTEX gecontroleerd met het genoemde COI in Traces. Is vak 30 niet geviseerd, dan wordt de aangifte niet aanvaard.
Skal controleert via vak 20 actief bij binnenbrengen. Zendingen die ook door de NVWA gekeurd moeten worden, moeten eerst door Skal geviseerd worden in vak 30 van het COI. Geef de zending niet vrij als dit niet is gedaan. De info in het COI, GGB (CHED) en de aangifte moet overeenkomen.

6.2.2 CERTEX bij in het vrije verkeer brengen

De controle op een aangifte in het vrije verkeer brengen is voor het COI overgenomen door het systeem CERTEX. Dit betekent dat als een indiener een douaneaangifte in DMS maakt, via CERTEX in het Europese systeem Traces wordt gecontroleerd op de aanwezigheid en juistheid van het bij de zending behorende COI.

6.2.2.1 Belangrijke aandachtspunten

• De biologische status hangt af van het goedgekeurde COI en niet van de douaneaangifte. Als vak 30 niet door Skal is geviseerd/getekend vóórdat u een douaneaangifte doet, dan wordt de aangifte niet aanvaard en kan niet worden vrijgegeven voor het vrije verkeer van de Unie
• Als het COI onbedoeld niet in de aangifte wordt vermeld (dus er is Y929 i.p.v. C644 ingevuld) dan mag de douaneaangifte niet achteraf gewijzigd worden
• Als er wel een afgetekend COI is en er kan aangetoond worden dat de douaneaangifte is gedaan nadat vak 30 is geviseerd door Skal, dan kan bij Skal de biologische status alsnog aangetoond worden. De importeur zal zelf een dossier hiervan moeten aanmaken
• Als een COI gedeeltelijk gebruikt wordt voor vrijmaking, dan moet het COI gesplitst worden. De indiener moet in vak 24 van het COI aangeven of de zending in delen wordt vrijgemaakt. De indiener zal hier uittreksels voor moeten maken en artikelen per uittreksel (extract) in een douaneaangifte
• Nadat vak 30 door Skal is geviseerd kunnen geen wijzigingen in het COI worden aangebracht. Dit is het beleid van de Europese Commissie niet van Skal of de douane

• Vak 31 mag pas getekend worden nadat de douaneaangifte door de douane is vrijgegeven. In dit vak wordt voor fysiek ontvangst getekend. Als dit vak getekend is voor het doen van de aangifte dan zal het COI via CERTEX niet in Traces gevonden worden. De douaneaangifte kan dan niet aanvaard worden als een biologische zending. Bij opslag vóór vrijmaken mag vak 31 nog niet getekend worden. Het COI is namelijk bedoeld voor invoer in het vrije niet voor douaneopslag.
• Een indiener kan het COI alleen in Traces inzien als de importeur hier in vak 19 toestemming voor heeft gegeven. De indiener wordt dan belanghebbende bij de lading (operator responsible for the consignment)
• Als een deel van de zending wordt vrijgegeven en een deel wordt opgeslagen dan moet het COI gesplitst worden in uittreksels
• Vak 13 van een uittreksel komt overeen met vak 31 van het basis COI. Ook dit vak mag pas worden getekend voor ontvangst nadat de douane dat deel heeft vrijgegeven
  

6.2.2.2 Vrijgeven goederen

Nadat het COI in Traces is afgehandeld kunnen de goederen en de regeling (wanneer andere bepalingen dit niet verhinderen, zie Samenloop, hoofdstuk 8) vrijgegeven worden. Dit gaat via CERTEX. De indiener/importeur/eerste geadresseerde kan vak 31 pas aftekenen voor (fysieke!) ontvangst nadat de zending daadwerkelijk is vrijgegeven door de douane. Als dit te vroeg is gedaan dat kan dit zorgen voor niet aanvaarden van een aangifte

6.2.2.3 Onregelmatigheden

Dankzij CERTEX wordt de indiener min of meer beschermt tegen het maken van vergissingen omdat de aanvaarding niet plaatsvindt bij diverse onjuistheden. Dit betekent niet dat altijd een oplossing mogelijk is zonder de goederen als niet biologisch aan te merken. :

• een onjuiste aangifte (verkeerde GN-code, verkeerd gewicht, geen artikelen per uittreksel opgemaakt)
• een onjuist COI
• het niet tijdig c.q. achteraf indienen van een COI in Traces
• het doen van een douaneaangifte voordat Skal vak 30 heeft geviseerd
• vak 31 aftekenen voordat de douaneaangifte is vrijgegeven
  

6.2.3 Aangiftebehandeling bij invoer met uittreksels

Zendingen mogen afgeleverd worden in gedeelten. In dat geval wordt gebruik gemaakt van uittreksels. De exploitant moet dan naast een Eerst Geadresseerde, in vak 24 kiezen in het COI voor de optie ‘vrij te geven in batches (basis voor uittreksel)’. Om te voorkomen dat alleen de Importeur (de opmaker van het COI in Traces) hiermee kan werken, kan er een ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ (vak 19) opgevoerd zijn. Deze ‘Voor de zending verantwoordelijke exploitant’ kunnen bijvoorbeeld indieners, aangevers of Nederlandse entrepothouders zijn, bij wie de zending ligt in afwachting van het in het vrije verkeer brengen in gedeelten. Deze belanghebbenden moeten zichzelf wel opgevoerd hebben in Traces en altijd in het bezit zijn van de juiste douanevergunningen.

De exploitant heeft met het aanvinken in het COI aangegeven dat hij uittreksels wil gebruiken. Is deze optie per abuis aangevinkt dan kan dit na visering van vak 30 niet teruggedraaid worden. Er zullen dan minimaal 2 uittreksels opgemaakt moeten worden, ook als de zending feitelijk in zijn geheel wordt vrijgemaakt. De exploitant neemt contact op met Skal. Zie de juiste adresgegevens 11.5.

6.2.3.1 Behandelen COI voor uittreksels

Op basis van het COI nummer controleert CERTEX ook uittreksels in Traces. Ook in een uittreksel moeten de gegevens overeenstemmen met de ingediende de douaneaangifte.

Is de uitslag van deze controle conform, dan wordt de zending vrijgeven.

Na het viseren door Skal kunt u niets meer wijzigen.

6.2.3.1 Nederlandse COI voor Vrij Verkeer andere lidstaat

Situatie:

Biologische goederen niet vallend onder veterinaire, fytosanitaire en/of niet-dierlijke levensmiddelen/diervoeder wetgeving. Je kunt de situatie onderkennen aan de volgende vakken op het COI.

In vak 10 staat een Grens Controle Punt (GCP) in Nederland.

In vak 11 staat de uiteindelijke bestemming van de zending voor het vrije verkeer in andere lidstaat (vaak Duitsland of België).

De indiener/importeur moet zorgdragen dat het COI door Skal geviseerd is in vak 30 op de plek die in vak 10 vermeld is.

6.2.3.2 COI andere lidstaat bij Nederlandse aangifte voor het vrije verkeer

Als een COI in vak 30 door een autoriteit uit een andere lidstaat is geviseerd als biologisch, dan kan deze COI in de hele Unie dienen om de bijbehorende zending als biologisch aan te merken en in het vrije verkeer te brengen.
Voorbeeld bij samenloop met fytosanitaire goederen:

Mango’s uit Zuid-Amerika. De goederen zijn biologisch, maar ook keuringsplichtig vanuit de fytosanitaire wetgeving.
In vak 10 staat een grens Controle Punt uit een andere lidstaat (bijvoorbeeld België of Duitsland)
In vak 11 staat als land van bestemming Nederland.
Het COI wordt in België (of een andere lidstaat) aan de bevoegde autoriteit overgedragen. De belanghebbende/exploitant kan verzoeken om de fytosanitaire O en OM keuring in Nederland te laten plaatsvinden. Het overbrengen gaat via een CHED-PP.
Het COI wordt geviseerd door de autoriteiten uit de andere lidstaat. Iemand die in vak 30 viseert is altijd bevoegd verklaard in Nederland of een andere lidstaat. Dit hoeft dus niet gecontroleerd te worden.
Het overbrengings-CHED-PP wordt door de autoriteiten in de andere lidstaat afgegeven. De belanghebbende/exploitant meldt de zending aan bij de NVWA op de gebruikelijke manier in hun systeem.
De goederen worden overgebracht naar een Nederlands Controle Punt waar de NVWA/KCB de fytosanitaire controles uitvoert.

Er kan gebruik gemaakt worden van de P2-werkwijze. De P2-vrijgavecode wordt doorgegeven. De indiener vult bij een Nederlandse aangifte voor het vrije verkeer dus C644 (met COI-nummer) en de N851 (GGB-PP) in én eventueel de P2-vrijgavecode.

Werkzaamheden AB
De douaneambtenaar controleert in zeer uitzonderlijke gevallen, of het COI en GGB-PP (of P2-code) conform zijn afgegeven. Als dit is gedaan, dan kan de aangifte om in het vrije verkeer te brengen worden afgehandeld.

6.3 Gevolgen bij onjuiste aangifte van biologische producten

6.3.1 Overtredingen met strafrechtelijke gevolgen

Als de uitslag van de verificatie van het COI niet conform is, dan zal Skal actie ondernemen. De uitslag wordt aangetekend in vak 30. Er zijn 2 wettelijke bepalingen 'overtreden met strafrechtelijke gevolgen':

1. Overtreding van de biologische wetgeving. Op grond van de biologische wetgeving kan de zending in dit geval niet als biologisch worden ingevoerd. Gevolg is dat de importeur alle biologische aanduidingen van de producten moet verwijderen. Na verwijdering kunt u de goederen (wanneer andere bepalingen dat niet verhinderen) vrijgeven als niet biologisch (gangbaar) voor invoer
   
2. Overtreding van de douanewetgeving
   Op grond van de douanewetgeving moet u dezelfde sancties toepassen als die behoren bij de vaststelling van een onjuiste douaneaangifte
   

Wanneer een indiener bij de douaneaangifte bijvoorbeeld een onjuist COI nummer invult, dan zal de aangifte niet aanvaard worden. Als bij het indienen van de douaneaangifte blijkt dat het COI niet geaccepteerd kan worden, zijn de volgende acties nodig:

• De indiener krijgt een foutcode die nagezocht kan worden in de tabellen A99 en 628 van het Codeboek Douane. Een typefout kan natuurlijk altijd, dan moet het juiste COI nummer in de aangifte gezet worden. Als dit juiste COI niet bestaat, dan weigert ons aangiftesysteem om de aangifte te aanvaarden
• Verschillen kunnen niet meer aangepast worden na aanvaarding
• Code C644 moet gewijzigd worden in Y929 in de douaneaangifte
• De indiener moet alle verwijzingen naar de biologische productiemethoden verwijderen. Dit moet
  gecontroleerd worden door Skal.
• Maak een melding in Dou-It.
  

6.3.2 Andere overtredingen

Voorbeelden en gevolg

• Een exploitant vermeldt niet de bescheidcode C644 (COI, de zending is biologisch) in gegevenselement 12.03 van de aangifte, maar bescheidscode Y929 (de zending is niet biologisch) in gegevenselement 12.04, terwijl de aangifte toch betrekking heeft op een biologisch product (de importeur/aangever heeft wel in Traces een COI opgemaakt).
  
• Gevolg: Als de goederen al in het vrije verkeer gebracht zijn, mag de status van het COI alleen als conventioneel worden gezien, omdat de controleketen verstoord is. Stuur een mail naar Skal met het COI-nummer en de reden waarom de zending als conventioneel gezien moet worden. Het mailadres Skal vindt u in de adresgegevens. Het kan ook zijn dat Skal dit ziet bij een nacontrole bij de exploitant. Zij zullen dit als onregelmatigheid melden aan Brussel. De exploitant kan zijn status als bio-exploitant verliezen.
  
• Een importeur of eerst geadresseerde is niet in de Unie gevestigd.
  
• Gevolg: Een COI met een niet in de Unie gevestigde importeur of eerst geadresseerde mag niet in de Unie als biologisch worden ingevoerd. De zending mag alsnog naar bijvoorbeeld Zwitserland met een vervoersdocument. Stuur een mail naar Skal met het COI-nummer en de reden waarom de zending in de EU niet als biologisch moet worden gezien.
  
• Een exploitant doet een aangifte in DMS voordat vak 30 van het COI is geviseerd.
  
• Gevolg: Dit mag wettelijk gezien niet sinds 2018. Met het juist inregelen van de wetgeving per 3 maart 2025, wordt hier op gehandhaafd. Dat wil zeggen dat de DMS-aangifte niet aanvaard zal worden. Een douaneaangifte mag pas in DMS gedaan worden nadat vak 30 is geviseerd door Skal.

6.3.3 Verwijderen verwijzingen naar biologische productiemethoden

Als bij controle blijkt dat voor biologische producten de productievoorschriften, de etiketteringsvoorschriften of controlemaatregelen niet zijn nageleefd, moeten etiketten met verwijzing naar biologische productiemethoden worden verwijderd. Bovendien moeten verwijzingen ook uit de begeleidende documenten gehaald worden. Na verwijdering van de verwijzingen kunnen de goederen alsnog als niet-biologisch in het vrije verkeer gebracht worden.

Het verwijderen naar de verwijzingen in de douanedocumentatie moet onder toezicht gedaan zijn. Neem contact op met Skal als u bij een fysieke controle goederen aantreft met biologische aanduidingen zonder dat deze status blijkt uit de administratie.